La solución IBS para la venta mayorista y la distribución de productos farmacéuticos

Elegir la tecnología adecuada

Si usted está en el negocio de la distribución de productos farmacéuticos, se enfrenta a algunas elecciones difíciles cuando se trata de elegir un software que respalde sus procesos comerciales.

Módulos para:

• SMR Y EL SUMINISTRO
• CMR Y LA ADMINISTRACIÓN DE ÓRDENES DE VENTA
• DISTRIBUCIÓN Y DEPÓSITO
• MANEJDE PRODUCTOS PELIGROSOS
• PLANEAMIENTY PRONÓSTICOS
• ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
• INTELIGENCIA COMERCIAL
• INTEGRACIÓN

Desarrollado para la industria farmacéutica

El estricto control de lotes y la seguridad de la calidad hacen que del proceso industrial farmacéutico uno de los desafíos más demandantes dentro de la administración de cadenas de abastecimiento y distribución.

El software que le otorgo una ventaja

• Manejar órdenes de grandes volúmenes durante las horas pico
• Lograr un mejor control del inventario
• Cumplir con las reglas y regulaciones conectadas con la distribución de productos farmacéuticos.
• Lograr los niveles de servicio requeridos
• Lograr los niveles de calidad requeridos
• Aumentar los márgenes de rentabilidad.

Hecho a medida para la venta mayorista y la distribución de productos farmacéuticos

IBS Pharma se ajusta en más del 90% a la industria de distribución farmacéutica. La solución se concentra en todas las áreas clave de ese sector: la administración de órdenes de venta, e-business, el control del inventario, suministros, depósitos, logística, finanzas e inteligencia comercial. Las herramientas integrales para el análisis comercial pueden permitirle maximizar sus ganancias y controlar los factores críticos para el éxito tales como:

• Mejoras periódicas en KPIs y ROI subsecuentes
• Nivel de cumplimiento de entregas y envíos a tiempo
• Informes del rendimiento de los socios comerciales y de la rentabilidad
• Costos operacionales
• Suministros
• Cadenas de abastecimiento y cooperación optimizadas
• Procesos comerciales automáticos
• Respaldo automático de decisiones

Con una avanzada funcionalidad orientada al cliente concentrada en el rendimiento y en el servicio, IBS Pharma está construido para responder a sus necesidades. La solución de software ha sido diseñada para tratar con un número de problemas que surgen de los requisitos específicos de la industria de la distribución de productos farmacéuticos y respalda completamente las siguientes funciones:

SRM y suministros

• Ingreso manual de órdenes de compra
• Copiar una orden ya existente
• Crear una orden de compra desde una requisa
• Crear una orden de compra desde un presupuesto de un proveedor
• Crear una orden de compra desde una sugerencia de compra
• Creación automática de una orden de compra desde una orden de venta (órdenes back to back o consecutivas)
• Emergencia del suministro – Cuando el sistema detecta un cambio brusco en los patrones de compra de un cliente, se dispara una sugerencia de emergencia del suministro fuera de los planes de compra corrientes. Esto reduce el riesgo de escenarios inesperados de falta de stock.

Administración de los depósitos

• Imprimir sugerencia de selección – controlar los volúmenes de selección ayuda a hacer un mejor uso del inventario actual. El sistema sugiere seleccionar grandes cantidades de ubicaciones con exceso de stock y cantidades más pequeñas de los almacenes principales.
• Selección combinada – Otra función de IBS Pharma para el procesamiento de las selecciones le permite tener una selección combinada. En vez de seleccionar líneas de órdenes independientes, aquellas con los mismos productos, número de clientes y dirección de entrega son siempre combinadas. Cuando se elige seleccionar listas por órdenes, los mismos productos dentro de una orden son combinados. Cuando se elige seleccionar listas por clientes, múltiples órdenes con el mismo producto son combinadas.
• Suspender los productos poco seleccionados – Pueden surgir problemas con los balances de stock cuando un producto es poco seleccionado. El sistema puede suspender automáticamente una ubicación del depósito, significando que no se crearán más actividades para esa ubicación. Se puede programar una alerta para notificar cuando se toma stock de una ubicación específica.
• Interfase con los sistemas de automatización del depósito – Los depósitos son típicamente grandes y pueden contener más de 100.000 productos diferentes. La mayor parte de los grandes centros de distribución cuentan con sistemas de selección automáticos, tales como Peem o Knapp, para trabajar con las órdenes de grandes volúmenes y una amplia variedad de productos. El sistema crea una interfase con estos sistemas de automatización del depósito y respalda funciones tales como "ruta de contenedores", "enviar instrucciones de selección" y "recibir confirmación de selección." Esta interfase da como resultado tiempos de espera más cortos, menores errores de entrega y, al final, mayor satisfacción de los clientes.
• Control de Narcóticos – La mayor parte de los países tienen restricciones legales sobre el manejo de narcóticos. Usted debe informar a las autoridades legales pertinentes acerca del almacenamiento, movimientos del stock, transporte, suministros y ventas. IBS Pharma realiza los reportes de toda esta información para usted, en el formato requerido por la autoridad legal en cuestión. Usted puede, así, pasar más tiempo concentrándose en el corazón de su empresa.
• Recepción RF en un paso – IBS Pharma acelera la recepción con el respaldo a las frecuencias de radio (RF). Usted puede utilizar la recepción RF para decidir si quiere almacenar los productos directamente en el depósito sin revisarlos. La función de RF también promueve la rápida recepción de productos con sugerencias de ubicaciones de almacenamiento, preferencias de manejo de unidades de selección y almacenamiento para el reabastecimiento, y la impresión de etiquetas para el almacenamiento y el reabastecimiento, además de las funciones de clasificación e ingreso de la información.
• Asignación de contenedores – El funcionamiento de los contenedores se mejora y automatiza con etiquetas de selección, número de instrucciones de selección por contenedor, secuencias de consolidación de los productos, formatos de documentos de los contenedores y confirmaciones de contenedores para los productos con lotes controlados. Estas ventajas ayudan a acelerar el procesamiento de grandes volúmenes, reducir los tiempos de espera y aumentar la satisfacción de los clientes.

Logística y Distribución

• Control del valor del cargamento saliente – Por razones del seguro, los valores de los productos transportados en un cierto vehículo a veces no deben exceder un valor determinado. Por otro lado, puede no ser rentable enviar un cargamento cuyo valor está por debajo del costo de envío. IBS Pharma le permite especificar los valores del cargamento para administrar y controlar mejor la rentabilidad.
• Recolección de las devoluciones del cliente – El conductor que entrega los productos en una ruta específica a veces debe recoger las devoluciones de un cliente y llevarlas de vuelta al depósito. Esto es manejado automáticamente a través de un "pedido de un socio comercial". Cada vez que se imprime una lista de ruta de entregas, el sistema comprueba las líneas de BPR (business partner request) de los productos que fueron marcados para devolución.
• Cobro al entregar – Algunos negocios requieren que las órdenes de venta se paguen con (COD – cash on delivery). Si una orden de venta tiene una condición de pago marcada COD, IBS Pharma actualiza automáticamente los documentos de carga con esta información.
• Desvío a depósitos – En situaciones inusuales (Ej. Incendio en el depósito u otras emergencias) todos los envíos de un depósito específico pueden ser detenidos, y todas las entregas a ese depósito deben ser desviadas. La solución IBS le permite desviar los cargamentos automáticamente a otro depósito, ayudando a asegurar el servicio a los clientes a través de envíos continuos y el procesamiento de las órdenes de venta.
• Selección y envío consolidados – La selección en un depósito debe ser rápida y eficiente y es de vital importancia consolidar las órdenes matutinas. En la práctica, esto significa que un grupo de listas de órdenes individuales son agrupadas bajo un único número de consolidación. Las órdenes múltiples de cada uno de sus clientes también requieren consolidarse, de manera que todos los productos sean seleccionados al mismo tiempo. Con el objetivo de facilitar la carga de los camiones, IBS Pharma incluye información sobre el total del peso y del volumen, la ruta y el vehículo de preferencia en las listas de selección.
• Plan de ruta – Una ruta es definida para cubrir una secuencia de clientes en una región específica donde los productos serán entregados. La planificación de rutas mejora el proceso de entrega y reduce el tiempo de entrega al cliente, dando como resultado una mayor satisfacción de parte de los clientes.
• Información de la ubicación de carga – Una revisión final automática ayuda a asegurar la llegada a la ubicación de carga de todos los productos que serán entregados en una ruta dada.
• Documentación de envío – luego de que la confirmación del contenedor es completada, se crea automáticamente la documentación del envío con datos tales como la lista de carga, la lista de la ruta de entrega, el manifiesto de envío y la hoja de confirmación del envío. IBS Pharma agrega información pertinente del contenedor a la documentación del envío.

CRM y la administración de órdenes de venta

• Planes de llamadas y contactos – Los planes de llamadas determinan los horarios laborales para sus operativos de venta y proveen información tal como tiempo de la llamada, información del cliente, nombres de contacto y números telefónicos. Las órdenes de venta pueden ser realizadas directamente desde el plan de contacto. Usted puede ganar una ventaja única sobre sus competidores.
• Ingreso de órdenes electrónicas – Recibir órdenes de manera electrónica mejora el rendimiento para el proceso de grandes volúmenes de órdenes diarias. IBS Pharma permite que las órdenes sean recibidas a través de EDI, XML, servicios Web, líneas de comunicación directa, PC o dispositivos PDA. Se realiza automáticamente una consulta sobre la disponibilidad de stock y se devuelve automáticamente una respuesta de la disponibilidad junto a los detalles y tiempo del envío. La comunicación electrónica puede reducir los tiempos de espera y dar como resultado una mayor satisfacción del cliente, dado que se minimizan los errores.
• Restricciones de venta – De acuerdo a varios requisitos legales, usted puede no estar habilitado para vender todos los productos a todos los clientes. Usted debe poder limitar ciertos productos, tales como narcóticos, a grupos específicos de clientes.
• Además, es imperativo contar con una función para el manejo de productos peligrosos y el almacenamiento de productos excepcionales. Eso le asegura seguridad y precisión en toda la cadena de abastecimiento. La funcionalidad que brinda IBS también incluye el manejo de productos peligrosos, MSDN y tarjetas TREM y el almacenamiento de productos excepcionales.
• Precios en línea de orden – Los precios en la industria de distribución de productos farmacéuticos necesita ser flexible, permitiendo varios modelos de precios. La solución de software que usted elija deberá ser capaz de manejar precios de contratos, múltiples listas de precios, promociones de venta, devoluciones y descuentos. Establecer precios en líneas de órdenes automáticamente resulta en una facturación más rápida, una precisión mejorada y reduce los días pendientes.
• Búsqueda fonética – Pueden surgir errores costosos de la mala pronunciación y el consecuente mal deletreo de los términos farmacológicos, los nombres de los productos y las expresiones médicas. La corrección fonética automática le permite buscar fácilmente el nombre correcto del producto. Por ejemplo, si usted ingresa la letra "F", el sistema incluye "PH" en la función de búsqueda y corrige el nombre del producto y la descripción ortográfica en la línea de orden. Esta "concordancia inexacta" reduce los errores humanos y ahorra valioso tiempo.
• El manejo de las devoluciones – Las devoluciones deben ser manejadas rápida y eficientemente. Se puede configurar una variedad de códigos de devolución para representar cualquier situación – desde una entrega equivocada hasta productos dañados. IBS Pharma le permite trabajar con códigos de razón de devolución obligatorios a nivel de la línea de orden para mejorar el proceso de control de calidad y evitar defectos recurrentes.
• Llamadas de despertador de ventas – Sus clientes a veces deben ser recordados que ya es tiempo de realizar una orden para asegurar una entrega durante la tarde. IBS Pharma recuerda automáticamente a sus clientes realizar órdenes de ventas antes de que haya iniciado el plan de ruta, ayudando a reducir los tiempos de espera y mantener a los clientes complacidos con el servicio.
• Capacidad de alerta – IBS Pharma le permite configurar cualquier número de eventos, en base a una infinita combinación de parámetros, para monitorear automáticamente el sistema completo y crear alertas que lo notifiquen de circunstancias adversas. Se pueden monitorear las consultas de los socios comerciales a través de las herramientas de administración de alertas del sistema, dando como resultado la generación de mensajes inmediatos de eventos excepcionales a su personal. Si el sistema observa un cambio en una orden, la notificación inmediata se puede realizar por correo electrónico, un mensaje del sistema, un mensaje de texto por teléfono celular u otros medios. Esto es útil para pedidos retrasados, diferencias de cantidad o precio, notificaciones de cambios de planes o cualquier cosa que afecte la orden del cliente. Usted puede estar seguro de que sus procesos siempre funcionarán con un rendimiento óptimo y que se puede hacer algo para evitar retrasos y errores costosos.
• Facturación separada para los narcóticos – Algunos negocios requieren facturación separada para productos o grupos específicos, tales como narcóticos. Usted puede configurar reglas para separar productos en diferentes facturas.
• Referencia cruzada para campañas promocionales – Las referencias cruzadas para los productos pueden ser definidas por cantidad y unidad para las campañas promocionales y las sustituciones. Por ejemplo, una Aspirina 20 puede ser sustituida por dos Aspirina 10
• Sustituciones – Usted puede activar sustituciones de productos a nivel de cliente en el archivo Socio Comercial, permitiendo servicios especializados a cualquier cliente. El sistema respalda completamente el CDM (mantenimiento de información corporativa / corporate data maintenance) y el Mantenimiento anticipado (Forward maintenence) para los socios comerciales y las extensiones de producto y tablas.

Planificación y pronósticos

Las completas capacidades de planificación del software de IBS están basadas sobre ideas comprobadas que otorgan resultados prácticos y rentables. Los pronósticos impulsados por la demanda, controlados por reglas y métodos, ayudan a que su negocio responda rápidamente a mercados dinámicos. Si su empresa depende en cambio de pronósticos planificados o pronósticos manuales controlados por el mercado y las capacidades, nuestra solución puede también manejar esta necesidad.

La planificación integrada le ayuda a hacer el mejor uso del inventario y los recursos, completar órdenes con precisión y reducir los tiempos de espera, mientras que al mismo tiempo mantiene niveles de stock rentables.

Administración financiera

• Contabilidad fiscal – La solución IBS respalda completamente el manejo de impuestos al valor agregado (VAT) e impuestos de ventas generales (GST) y el impuesto al uso (Use Tax) en casi todos los países. Los montos de impuestos y exacción fiscal son calculados automáticamente y llevados a facturas y rutinas contables.
• Operaciones financieras centralizadas – Las rutinas financieras de IBS manejan la consolidación de la contabilidad general de la empresa, con opciones flexibles para consolidar la información en múltiples niveles de la estructura de la empresa, operando con sistemas de monedas diferentes y tablas contables en un formato corporativo.

El software IBS ofrece una solución de asesoramiento para procesos comerciales que le permite extraer, medir y comparar la información extraída de una base de datos que refleja toda la información contenida dentro de su sistema comercial. IBS BUSINESS INTELLIGENCE le ayuda a maximizar la rentabilidad y controlar los factores críticos para el éxito, incluyendo: mejoras periódicas en KPIs y subsecuentes ROI, disponibilidad de inventario y entregas a tiempo, rendimiento de los socios comerciales sobre una base de rentabilidad de los productos y los clientes, productividad y costos operacionales, cadenas de abastecimiento y cooperación optimizadas, procesos comerciales automatizados, y respaldo de decisiones y manejo de eventos automatizados.

Se incluyen aplicaciones pre-cargadas para los clientes con herramientas OLAP (On-Line Analytical Processing) para almacenes de datos (data marts), y la solución IBS utiliza SCOR (Supply Chain Operations Reference-model) para ayudar a medir el rendimiento comercial.

Integración y cooperación

• Lleve vida a los sistemas ya existentes – Ponga a la luz datos y servicios existentes pero escondidos y hágalos disponibles en toda su organización y a sus socios. Conecte los sistemas ya existentes de su negocio a nuevo software que impulsa Internet y le otorga a su empresa una faceta más eficiente y amistosa con los clientes.
• Conecte procesos de nuevas maneras – Enlace procesos comerciales anteriormente desconectados y descubra maneras nuevas y más eficientes de hacer negocios. Reduzca los gastos administrativos disminuyendo la necesidad de reingresar la misma información en diferentes departamentos.
• Establezca nuevas conexiones – Simplifique las demandas a sus proveedores y clientes permitiéndoles que se conecten a usted de la manera en que ellos quieran. Conecte a su negocio los sistemas ya existentes de órdenes, facturación, envíos, inventario o cualquier otro sistema de su socio. Haga que su información esté disponible a otros sistemas, incluyendo portales de Internet y abra nuevas oportunidades de mercado.
• Sincronizar, validar y replicar – Compare la información de las bases de datos, archivos, correos electrónicos y mensajes EDI para asegurarse de que la información sea consistente en todo su negocio. Revise el ingreso de datos con reglas comerciales globales. Copie información crítica de la base de datos de un departamento a otro, con seguridad y confianza.
• Múltiples desencadenantes – Reaccione a los eventos comerciales en tiempo real. Desencadene acciones automáticas más adelante en la cadena de abastecimientos cuando los productos llegan al área de recepción. Envíe notificaciones de SMS y correo electrónico al personal y a los sistemas de importantes eventos comerciales. Haga que los sistemas actúen de manera autónoma cuando ocurran eventos.
• Reduzca los costos de IT – Disminuya tanto los tiempos como los costos de los proyectos de integración de IT. Los desarrolladores de sistemas de su empresa disfrutarán tanto la simplicidad del Design Studio de IBS INTEGRATOR con su interfase visual de arrastrar y soltar (drag and drop) así como su poderoso modo de programación Java – con seguridad incorporada, autentificación y características no rechazables.
• Información estandarizada – Lea, cree y convierta datos de y a estándares industriales comunes tales como XML, MS Excel, Lotus Notes, Domino, DB2, SQL Server y SOA para asegurar un rápido retorno de las inversiones en IT y mantener a sus sistemas preparados para el futuro.

IBS le da una ventaja competitiva

Estudios realizados por grupos de investigación comercial, tales como AMR Research y Frost & Sullivan, determinan de manera consistente que IBS es líder mundial en ventas de ejecución de cadenas de abastecimiento y software administrativo

5,000 clientes en todo el mundo

Software que se paga a sí mismo

Las soluciones integrales de IBS incluyen aplicaciones, hardware, implementación, integración, entrenamiento, mantenimiento y soporte total al cliente. Con más de 25 años de investigación y desarrollo tras ellos, los productos de IBS tienen tanto la excelencia como la flexibilidad necesarias para respaldar la venta mayorista y la distribución de productos farmacéuticos.

Fuimos persuadidos por la escalabilidad y la ergonomía del software. Aún más, la experiencia de IBS en el sector médico con IBS Pharma y el conocimiento de los asesores en el área de distribución han sido factores clave en nuestra elección.
Philippe Nomézine
Gerente de IT
Alcyon

IBS se encuentra en una posición única con su solución Pharma en el mercado de la distribución de productos farmacéuticos y continuará la investigación y el desarrollo para mantenerse con ventaja de sus competidores. Con una red global de subsidiarias y socios comerciales – con software y servicios disponibles en los idiomas locales – IBS le ofrece sistemas rápidos, de fácil uso y de alta relación entre costo y eficiencia, que lo ayudan a tener éxito en el mercado farmacéutico, que cambia muy rápidamente.

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