Software IBS de suministros médicos – Hecho a medida para la distribución de equipos médicos y suministros

El software de la cadena de suministros IBS proporciona una solución integrada y automatizada que está hecha a medida para la industria de distribución de equipos médicos y suministros (MES). La solución se dirige a las necesidades críticas y específicas de los mayoristas, pre-mayoristas, fabricantes y compañías de logística y almacenamiento, que son eslabones claves en la cadena de abastecimiento de MES.

Módulos para:

• BUSINESS PARTNER REQUEST
• CUSTOMER DELIVERY SCHEDULES
• DISTRIBUTION
• INVENTORY CONTROL
• MULTI DISTRIBUTION CENTRE
• NETSTORE
• SALES AND MARKETING SUPPORT
• SHIPMENT PREPARATION
• WAREHOUSE MANAGEMENT

• Administración de órdenes de venta
• Administración de contratos de suministros y proveedores.
• Inventario y almacenamiento
• Logísticas y entrega
• Inteligencia financiera y comercial.

El software IBS consiste en módulos integrados que proporcionan una solución exhaustiva para su negocio, con una funcionalidad concentrada en las necesidades específicas de la distribución de equipos médicos y suministros (MES). La solución está diseñada para automatizar procesos, obtener el valor máximo de toda la información de las transacciones y proporcionarle a Ud. y a sus clientes las mejores prácticas comerciales.

CRM y administración de órdenes de venta

La información de todo el sistema está disponible para ayudar a construir y mantener buenas relaciones con los clientes. La Consola IBS ENTERPRISE de Administración del Cliente proporciona una vista de 360 grados de las interacciones del todos los clientes y sus detalles, lo que le permite enfrentar las expectativas de los clientes con una propuesta consistente e inteligente. Otras ventajas de la solución IBS – como EDI, XML y servicios de comunicaciones Web, pronósticos basados en los clientes con Programas IBS ENTERPRISE de Entrega a los Clientes, acceso a IBS ENTERPRISE NetStore 24/7 para clientes y funcionalidad de servicios y seguimiento – le permite cumplir con la satisfacción y retención del cliente, con ganancias en las ventas y rentas.

Con el software IBS de alta performance y su competencia especializada en la industria vemos una oportunidad de aventajar a nuestros competidores.
Roger Cavillier
Gerente General
Alloga

La solución IBS para la distribución de MES ayuda con las siguientes ventajas, que son solo unas pocas de las tantas funciones que respaldan la CRM y la administración de órdenes de venta.

• Flexibilidad de los precios – Los métodos internos de precios ayudan a atraer y mantener clientes, incluyendo métodos de descuento, grupos de compra, parcelas y descuentos de resumen de órdenes, con una visibilidad completa del precio de venta para que sus clientes sepan los detalles exactos del costo.
• Cheques de crédito y pagos – Soporte automático para créditos sobre un porcentaje al descubierto que ayuda a completar órdenes sin aumentar los riesgos crediticios permanentemente. Una advertencia le informa cuando el límite de crédito ordinario de un cliente se ha excedido y se retienen las órdenes si se ha excedido el límite de descubierto. Las retenciones de crédito a nivel de líneas de órdenes permiten una administración eficiente de las ventas a ese nivel.
• Planes de llamadas y contactos – Los planes de llamadas determinan los horarios laborales para sus operativos de venta y proveen información tal como tiempo de la llamada, información del cliente, nombres de contacto y números telefónicos. Las órdenes de venta pueden ser realizadas directamente desde el plan de contacto. Usted puede ganar una ventaja sin igual sobre sus competidores.
• Órdenes electrónicas y entradas de re-órdenes – Las órdenes pueden ser realizadas a través de líneas de comunicación directas, PC, laptops o aparatos de palm. Se realiza una revisión automática de disponibilidad de stock y se emite una respuesta, devolviendo detalles del envío y tiempo, estatus A/R del cliente, historial de órdenes, precios de los productos y estatus de pedidos no disponibles. Volver a realizar una orden es más fácil y se pueden minimizar los tiempos de espera y los errores, conduciendo a una mayor satisfacción del cliente.
• Productos sustitutos y complementarios – Las recomendaciones automáticas de sustitución de productos ayudan a ganar y mantener las ventas en caso de una parada del inventario. El sistema provee listas de productos con características iguales o similares, así como productos complementarios.
• Manejo de devoluciones – La devolución de mercadería, por daño equivocación en la entrega, debe manejarse rápida y eficientemente. Los códigos mandatarios de las razones de devolución en el nivel de línea de pedidos intensifican el control de calidad y evita defectos frecuentes. Las devoluciones a los clientes se facilitan con notas de recolección automatizadas de las devoluciones en las listas de entrega para los conductores.
• Llamadas de despertador de ventas – La solución IBS recuerda automáticamente a sus clientes realizar órdenes de ventas cuando se está acabando el tiempo, ayudando a reducir los tiempos de espera, asegurar re-órdenes y mantener a los clientes complacidos con el servicio.

Suministros

• Promociones, desembolsos y recargos – El soporte automático para descuentos con o sin facturas, marcaciones, desembolsos, promociones, promociones con recargo, publicidad cooperativa y otros programas de incentivo lo ayudan a mantener los márgenes de rentabilidad con un suave procesamiento de los recargos a los fabricantes. Esta funcionalidad es vital si su distribución MES vende a clientes a través de contratos GPO.
• Creación automática de órdenes de compra – La compra automática es esencial para los grandes volúmenes de productos que tienen los centros de distribución múltiple. La solución IBS crea una orden de compra cuando un número especificado de sugerencias de compra está confirmado y cerrado. Esto ayuda a reducir los errores de entrada de datos y acortar tiempos de espera.
• Compras centralizadas – La solución IBS tiene una ponderosa funcionalidad que respalda las compras centralizadas en un ambiente de empresas múltiples, incluyendo la habilidad de coordinar facturas desde múltiples lugares en un sistema de data centralizado. El respaldo para EDI, XML y las comunicaciones Web aseguran rapidez y exactitud en la transmisión de datos.
• Planificación de demandas – Un historial de demandas y de figuras de pronósticos de clientes, con niveles actuales y precisos de inventarios, le da la información que usted necesita para hacer pronósticos precisos de suministro. Con IBS, usted puede cumplir sus compromisos con los clientes manteniendo un inventario mínimo para maximizar el uso del desembolso de capitales.
• Sugerencias automáticas de suministros – Una sugerencia de compra se genera cuando el patrón de compra de un cliente se desvía del plan de compra regular. El monitoreo automático, la detección y la notificación reducen el riesgo de quedarse sin stock inesperadamente. Esto ayuda a mantener óptimos el inventario y el servicio al cliente.
• Cálculo de inventario – La solución IBS le facilita la determinación de la flexibilidad de su SST (stock de seguridad), ROP (puntos de re-órdenes) y EOQ (Cantidad Económica) en la elección de métodos en varios niveles. Pueden aplicarse reglas separadas ya sea a productos diferentes como a grupos de productos diferentes.
• Acuerdos de proveedor y negociación de precios – El Soporte de Mercado de Proveedores IBS ENTERPRISE le permite aprovechar los programas de descuento a proveedores. El software maneja reglas complejas de desembolso a proveedores y le puede ayudar a negociar los mejores acuerdos y precios de proveedor.

Inventario y administración de depósitos

• Armado de cajas y bultos – Los paquetes de embalaje, en los que se embala y despacha una variedad de productos como unidad, son un requerimiento común para los distribuidores de MES, especialmente en hospitales y establecimientos de atención a largo plazo. La solución IBS provee una capacidad total para el armado de cajas y bultos, permitiéndole entregar exactamente lo que el cliente especifica.
• Rastreo de lotes – La capacidad de rastrear lotes es de suma importancia para muchos productos médicos. Muchos artículos de asistencia sanitaria son rastreados en una base de FEFO (first expiration date first out), esto es, la primera fecha de vencimiento sale primero; y debe monitorearse por su vida útil y por razones reguladoras. Además, productos tales como vacunas deben mantenerse y manejarse por separado en un área segura. La solución IBS le permite seguir y monitorear los productos a través de un código de artículo, número de serie o lote para asegurar la precisión y eficiencia, lo que impacta directamente en el tiempo y los costos.
• Escaneo de códigos de barras y de frecuencias de radio (radio frequency – RF) – El respaldo total de la solución IBS al uso de código de barras y escaneo RF acelera las instrucciones de almacenamiento y el control del despacho y del inventario.
• Administración de suministros automatizada – Los acuerdos de inventario manejado por los proveedores (Supplier Managed Inventory – SMI – or Vendor Managed Inventory – VMI) son arreglos típicos para la distribución de productos relacionados con la medicina. Los programas de entrega al cliente IBS ENTERPRISE automatizan el reabastecimiento, le permiten manejar la red y los pronósticos a generales, e intensifican las comunicaciones con los clientes con EDI, XML o la capacidad de servicios Web.
• Recepción automatizada, cros de automatización de los depósitos. – Los depósitos son generalmente amplios y pueden contener más de 150.000 productos diferentes. La mayoría de los grandes centros de distribución han automatizado los sistemas de selección, tales como Peem o Knapp, para manejar grandes volúmenes de órdenes y un extenso rango de productos. La solución IBS interactúa con estos sistemas de automatización de depósitos y respalda funciones tales como rutas de contendores, el envío de instrucciones de selección y la recepción de la confirmación de selección. Los resultados de la interconexión son tiempos de espera más cortos, reducción de errores de entrega y, por último, una creciente satisfacción del cliente.
• Manipulación de sustancias cs-docking, guardado y selección – El sistema le permite automatizar el flujo físico dentro de un depósito, optimizando el espacio y reduciendo costos operativos y de capital. La generación de pallets y etiquetas, la identificación de restricciones y las reglas flexibles de selección están integradas en la solución.
• Interfases con los sistemasontroladas y reportes – Dentro de la distribución de MES se manejan algunos productos regulados, como vacunas u otras drogas delicadas. La solución IBS le permite monitorear y rastrear estas sustancias controladas para asegurar el cumplimiento de las regulaciones.
• Rastreo de MSDS – A los distribuidores de materiales peligrosos, como químicos radiológicos, se les pide tener formularios de informes de seguridad del material (Materials Safety Data Sheets – MSDS) disponibles para compradores. El sistema proporciona la generación automática de estos formularios.

Logística y entrega

• Cross-docking, guardado, selección y empacado – La solución IBS le ayuda a optimizar estas rutinas de almacenamiento que están dirigidas a entregas más rápidas, lo que resulta en tiempos de espera más reducidos. El sistema tiene en cuenta toda la información disponible, incluyendo entrega stock on hand, fechas de entrega y prioridades, para asegurar una logística más eficiente. Una selección y cross-docking automatizados son cruciales para consolidar órdenes, en las cuales las listas individuales de selección se agrupan bajo un número de consolidación, como es común en entregas a hospitales. Las órdenes múltiples de cada cliente también requieren consolidación para que los productos sean seleccionados al mismo tiempo. Para cargas rápidas de camiones, las listas de selección incluyen información sobre peso y volumen totales, rutas y vehículos preferidos.
• Planeamiento de recorridos – Un recorrido se define para cubrir una secuencia de clientes en una región específica donde los productos van a ser entregados. El planeamiento de recorridos mejora el proceso de entrega y disminuye el tiempo de entrega al cliente, lo que resulta en un aumento de la satisfacción del cliente.
• Planeamiento y rutas de camiones – La optimización de los envíos automatizados lo ayudan a despachar stock de manera eficiente, basándose en planes de transporte sistematizados, consejos de entrega y creación de planes de ruta, junto con documentos de transporte e instrucciones de cargado por área. La solución IBS también proporciona respaldo para la administración de envíos que no se realizan con flotas.
• Entrega consecutiva – Ud. puede coordinar entregas directas de proveedores a clientes fácilmente, ayudando a evitar los costos de recepción y de recogimiento de productos vendidos.
• Rastreo de números de serie – Un poder de rastreo total y automatizado le permite seguir artículos individuales a través de un número de serie, con el seguimiento de lotes y partidas también totalmente respaldados.
• Logística inversa – IBS ENTERPRISE Business Partner Request está específicamente diseñado para manejar los productos devueltos en estrecha colaboración con sus operaciones de almacenamiento, ayudando a acelerar las devoluciones y procesos crediticios. La funcionalidad de la logística inversa automatizada es especialmente útil en el manejo de la devolución de productos que son retirados del mercado por decisiones regulatorias.
• Interfases de datos – Los pre-mayoristas ofrecen un servicio adicional en provecho de los productores, brindando una función 3PL, junto con muchos otros servicios agregados, tales como facturación, recolección de fondos, pronósticos, etc. IBS puede proporcionar interfases de datos electrónicos tales como avisos de órdenes de compra, órdenes de venta, despachos y datos de stock para asistir en estas áreas.

Administración de servicios

Las características de transparencia, escalabilidad y facilidad de uso permiten a su compañía integrar sus operaciones de servicio con todo el sistema. La solución IBS de servicios incluye acuerdos y manejos de garantías, funcionalidad extensiva de CRM, herramientas gráficas para el planeamiento de recursos, entradas de sucursales y actualización de la información, manejo de paquetes de servicios, planeamiento de recursos, precios flexibles y métodos de cobro, capacidad avanzada de seguimiento, reportes de tiempos y comunicaciones con EDI, XML, servicios de Web y otros métodos.

En IBS, encontramos la mejor sociedad para respaldar y desarrollar nuestra empresa con seguridad, compromiso, funcionalidad y costos más bajos.
Celso Pereira
Gerente Financiero
Audifar

Planeamiento y pronósticos

Las completas capacidades de planificación de IBS están basadas sobre ideas comprobadas que otorgan resultados prácticos y rentables. Los pronósticos impulsados por la demanda, controlados por reglas y métodos, ayudan a que su negocio responda rápidamente a mercados dinámicos. Si su empresa depende en cambio de pronósticos planificados o pronósticos manuales controlados por el mercado y las capacidades, la solución IBS puede también manejar esta necesidad.

La planificación integrada con el sistema de IBS le ayuda a hacer el mejor uso del inventario y los recursos para satisfacer las demandas del mercado con una planificación eficiente. Estas prácticas lo ayudan a completar órdenes con precisión y reducir los tiempos de espera, mientras que al mismo tiempo mantiene niveles de stock rentables.

Para ponerlo de manera simple, IBS nos dio las mejores soluciones, y las más adecuadas.
Steinar Kristensen
Director Administrativo
Medeco

Administración financiera

• Precios en la línea de orden – La solución IBS maneja temas de precios flexibles, incluyendo precios de contratos, listas de precios múltiples, promociones de ventas, reembolsos anuales y descuentos. Fijar precios en la línea de orden de manera automática resulta en una facturación más rápida, mejoramiento en cuanto a precisión y una reducción de los días pendientes.
• Garantías y seguimiento del mantenimiento – El procesamiento de de los reclamos de garantía y los contratos de servicio pueden ocupar costoso tiempo de administración financiera. La solución financiera IBS tiene automatización interna y optimización de las garantías y de los temas de mantenimiento del servicio, con una contabilidad detallada de los costos y funcionalidad en los reportes.
• Contabilidad de impuestos – La solución de IBS respalda por complete el manejo de los requerimientos del impuesto al valor agregado (value added tax – VAT) y el impuesto general sobre las ventas (general sales tax – GST) en la mayoría de los países. Las cantidades sujetas a impuestos y los impuestos exigidos se calculan automáticamente y son transferidos a las facturas y a las rutinas contables.
• Operaciones financieras centralizadas – Las rutinas financieras de IBS manejan la consolidación del libro contable G/L de la compañía, con opciones flexibles para consolidar la información en estructuras de empresa de múltiples niveles operando con diferentes sistemas monetarios y tablas contables en un formato corporativo.

Inteligencia comercial

Ya puedo ver mayor precisión y transparencia en nuestros procesos, mayor velocidad en los suministros; y nuestros sistemas contables y administrativos están mejorando.
Graham Milliken
Jefe de Instrumentos AD Se incluyen aplicaciones pre-cargadas para los clientes con herramientas OLAP (On-Line Analytical Processing) para almacenes de datos (data marts), y la solución IBS utiliza SCOR (Supply Chain Operations Reference-model) para ayudar a medir el rendimiento comercial.

IBS en el mundo

Esperamos que el sistema de IBS genere ahorros anuales considerables. Es una situación de ganar o ganar.
Phillippe Milliet
Miembro de Junta
Galenica

MERCADO DE EQUIPOS MÉDICOS:

• Base de clientes diversa
• Poca venta directa
• Productos desde alta tecnología a cinta adhesiva y muebles
• Mercado competitivo, regulado y de alta presión.

• La distribución moviéndose hacia un campo global
• Fusiones y alianzas comunes
• La tecnología debe enfrentar el desafío global

• Se espera que los distribuidores ayuden a bajar costos
• Servicio para proveedores
• La tecnología da una ventaja sobre los competidores.

• Poder de compra en grupos y foco en la industria
• Contratos de suministros basados en el volumen
• El procesamiento de re-cobros es crucial.

• La base de clientes diversa representa un esfuerzo para los sistemas de entrega
• Los paquetes son vitales para las instituciones
• Los distribuidores también abastecen necesidades individuales
• La entrega automatizada es una necesidad crítica.

• La base de clientes fragmentada requiere cuidado intensivo
• Precios complicados
• Entrada de órdenes y punto de venta
• El servicio después de la venta es crucial.

• Crecientes servicios de 3PL
• Los mayoristas pueden reducir costos
• El rastreo de materiales peligrosos y sustancias controladas es vital
• Los ciclos de tiempo eficientes dependen de la información.

Contactar IBS para más información. »