La solución IBS para la distribución de bienes de consumo duraderos

IBS ENTERPRISE es un software comercial líder en el mundo para la administración de cadenas de abastecimiento y distribución. Está diseñado para cumplir con los requisitos del comercio mundial de empresa a empresa.

De acuerdo a estudios recientes realizados por AMR Research y Frost & Sullivan, IBS es líder mundial en ventas de ejecución de cadenas de abastecimiento y software administrativo.

Módulos para:

• DISTRIBUCIÓN
• FINANZAS
• CONTROL DEL INVENTARIO
• NETSTORE
• SERVICIO
• RESPALDO PARA MARKETING DE PROVEEDORES
• ADMINISTRACIÓN DE LOS DEPÓSITOS
• IBS INTELIGENCIA COMERCIAL

El sistema se pagó a sí mismo durante el primer año.
Chuck Wright
VP de operaciones
Roland US

Software IBS – una ventaja competitiva

Un Software que apunta al valor comercial

La solución IBS le otorga una solución modular completa que puede ser personalizada de acuerdo a sus necesidades. El software inteligente de IBS para cadenas de abastecimiento automatiza y optimiza rutinas y es completamente escalable, capaz de crecer con su negocio. La solución lo ayuda a mejorar el rendimiento de los procesos a través de la automatización y el control de la información en tiempo real.

IBS le otorga un software que puede rápidamente pagarse a sí mismo ayudándolo a reducir los costos operativos y desembolsos de capital sin reducir la calidad del servicio. Le permite ubicar sus preciados recursos donde son más necesarios: cuidando sus productos, ventas y clientes. La solución de IBS encaja con empresas de cualquier tamaño, incluyendo sistemas globales de multi distribución con respaldo completo de idiomas, monedas y regulaciones.

Además, IBS provee hardware de primer nivel y servicio de soporte post venta, incluyendo la administración del proyecto y la implementación a través del Proceso de Control de la Implementación de IBS, que ha demostrado ser un éxito en muchas ocasiones. Los asesores de IBS trabajan en sitio con su empresa para proveer una transición suave a una solución integral. Sus procesos comerciales conducen al sistema y nosotros trabajamos con usted para implementar las mejores prácticas para su industria.

Hecho a medida para la industria de los bienes de consumo duraderos

Los proveedores y distribuidores de bienes de consumo duraderos pueden beneficiarse de la solución de software integral de IBS en las siguientes áreas funcionales principales:

• Administración de relaciones con el cliente
• Administración de órdenes de venta
• Respaldo para logística inversa
• Control de inventario y planificación cooperativa, pronósticos y reabastecimiento.
• Administración de los depósitos
• Suministros
• Administración de los servicios
• Finanzas y inteligencia comercial

Administración de relaciones con el cliente (CRM)

La solución de IBS atiende las necesidades específicas de CRM, almacenando y optimizando automáticamente la información sobre sus clientes y sus empleados. La solución IBS le permite manejar las relaciones con el cliente con los siguientes beneficios:

• Un historial cronológico completo de toda la información de los contactos relacionada con reuniones, llamadas telefónicas, correos electrónicos, correo y presupuestos. Usted puede crear vistas de esta información definidas por usuario para organizarla fácilmente para sus necesidades.
• Información portátil de los clientes que puede ser almacenada localmente en una laptop para que siempre esté accesible para las reuniones con los clientes.
• Administración de eventos – los eventos de marketing, tales como las ferias de juguetes y las muestras comerciales pueden ser administradas: las invitaciones o las publicidades enviadas por correo a contactos seleccionados, las actividades planificadas y la documentación de acciones de seguimiento.
• Administración de promociones de venta y campañas, con los costos y las ventas documentados para medir el éxito obtenido. Esto puede ayudarlo a administrar campañas de marketing conjuntas donde el material mediático debe ser provisto por las tiendas minoristas. Puede ser que usted sea llamado a manejar la distribución mediática y normalmente se acuerda compartir los costos.
• Generación y envío automático de presupuestos con la documentación técnica de respaldo. El seguimiento puede ser provocado por alertas. Sus ventas perdidas pueden ser documentadas y analizadas por razón.
• Programación de llamadas, listas de actividades y calendarios, todo esto lo ayuda a asegurarse de mantener un contacto regular con sus clientes, para asegurar que se mantengan leales a usted, no a la competencia.

Administración de órdenes de venta

Algunas de las características mejoradas para la compleción de órdenes de la solución IBS incluyen:

• Ingreso electrónico de órdenes – Para que su empresa procese un gran volumen de órdenes diarias, es tanto necesario como una gran ventaja poder recibir las órdenes electrónicamente. Usted puede recibir órdenes a través de EDI, XML, servicios Web, líneas de comunicación directa, PC o PDA. La comunicación electrónica puede reducir los tiempos de espera y ayudar a reducir los errores, lo que puede dar como resultado una mayor satisfacción de los clientes.
• Las órdenes manuales pueden ser tomadas por teléfono con aplicaciones internas para asegurarse de que el operador telefónico tenga la información correcta para servir los requisitos del cliente rápidamente sin necesidad de que vuelva a llamar. Hay tres maneras de ingresar las órdenes rápidamente: a través de las listas de compras de los clientes, una rápida revisión de historiales de órdenes previas con funciones de copia y una rápida programación de órdenes.
• Tipos de órdenes flexibles, para controlar los procesos comerciales y el flujo de órdenes. Los tipos de órdenes especiales pueden ser utilizados para procesar órdenes de las muestras comerciales, uno para enviar órdenes y otro para las ventas de autoservicio con respaldo para pagos con tarjetas de crédito.
• Asignación de acuerdo al tiempo (a veces llamado "capacidad de promesa"). Beneficia directamente al negocio de los bienes duraderos, especialmente en relación a las reservas de órdenes con mucha anticipación para el inventario estacional. Esta habilidad le asegura que usted pueda controlar las situaciones de stock predichas en cualquier momento. El eje de tiempo asigna el stock y puede mostrar su disponibilidad según los depósitos por día, semana o mes en su calendario. Esta información alimenta el modelo de control del inventario de predicción de la demanda, generando sugerencias de compra o cronogramas de envíos de proveedores. La replanificación, el racionamiento prioritario y la reserva del inventario son optimizados a través de controles automáticos y rutinas.
• Fijar los precios en la línea de orden – Fijar los precios en la industria de los bienes de consumo duraderos necesita ser una actividad flexible, permitiendo varios modelos de precios. Su solución de software debe ser capaz de manejar los precios por contratos, múltiples listas de precios, promociones de ventas, reembolsos y descuentos. Fijar los precios en la línea de orden de manera automática da como resultado una facturación más rápida, mejor precisión y menos días pendientes.
• La revisión flexible de crédito le permite crear diferentes perfiles de crédito para los clientes individuales o agruparlos bajo un mismo perfil. Las revisiones de crédito necesitan ser realizadas de diferentes maneras – la función de entrada de órdenes puede revisar las órdenes actuales pero ignorar las futuras, o revisiones repetidas pueden ser requeridas antes de imprimir las listas de selección. En la cadena de abastecimiento de la industria de los juguetes los productos son frecuentemente enviados mucho antes de ser requeridos para la venta. Los clientes normalmente aceptan el envío entendiendo que los términos de pago pueden ser extendidos o incluso pagados en cuotas.

Respaldo para logística inversa

Las empresas de correo tienen la tendencia de devolver los productos en volumen- sin intentar referirlos a órdenes previas o a la información de la factura – y reclaman un crédito en su próximo envío. Los bienes de consumo duraderos de gran valor, tales como joyas y relojes, requieren mucha más atención individual, lo que podría involucrar la devolución del objeto al proveedor para su reparación. De cualquier manera, el software IBS lo ayuda a administrar el incidente y el movimiento físico de cualquier objeto asociado.

La funcionalidad mejorada de la solución IBS para el respaldo de la logística inversa incluye:

• Número de reclamo RMA – Se puede asignar un número de autorización de devolución del producto (RMA) y usarlo para rastrear y facilitar las devoluciones.
• Notas de texto – estas pueden ser ingresadas como comentarios tanto internos como externos sobre las devoluciones. El texto externo es visible al cliente si se registra para visualizar el estatus de la orden a través del NETSTORE online. El texto interno puede contener información confidencial discreta que el cliente no debería ver.
• Tiempo de los incidentes – La cantidad de tiempo gastado en cualquier incidente con cada persona trabajando en su resolución puede ser documentado. Esta información es invaluable cuando se evalúa el costo real de un pedido de devolución.
• Asignación automática de los reclamos – los reclamos pueden ser asignados automáticamente a otros departamentos o niveles si requieren especial atención o si están atrasados. Esto asegura que el cliente obtenga la mejor atención y un rápido seguimiento de sus problemas.
• Actualización de créditos de devoluciones – Cuando los productos son devueltos, se pueden crear créditos y actualizar las estadísticas de ventas. Estos créditos pueden ser comparados contra las notas de débito de los clientes que han sido deducidas de los pagos de envíos. Este proceso puede ahorrar tiempo y esfuerzo cuando se trate de reconciliar las cuentas del cliente y sus reclamos.
• Loteo de las devoluciones – Los productos devueltos pueden ser agrupados para retornarlos a los proveedores o para revenderlos en mercados secundarios.

Control del inventario y planificación cooperativa

Los minoristas más importantes tienen información del punto de venta y datos de análisis de las ventas que pueden ser transmitidos electrónicamente en forma de pronósticos de entrega. Los distribuidores pueden consolidarla y traducir las líneas de productos del año anterior a los productos equivalentes de este año, enviando sus propios pronósticos a los productores. Todo este proceso, a veces llamado "respuesta eficiente del consumidor" alimenta el proceso de planificación de la producción de manera que los productos son hechos y entregados a tiempo al consumidor.

La solución de IBS puede ayudarlo a manejar este proceso con la cantidad mínima de personal. Una certeza es que nada permanece estático – la información relacionada con cambios de fechas de entrega y cantidades debe ser pasada a lo largo de la cadena de abastecimiento para mantener a los clientes informados.

El respaldo específico para el control del inventario y la planificación en la industria de los bienes de consumo duraderos incluye:

• Segmentación de los productos: le permite separar los productos de bajo valor y rápido movimiento de aquellos de gran valor pero lento movimiento. Usted puede clasificar todos los objetos del stock en base a clasificaciones por volumen, ayudando a balancear el almacenamiento de inventario y la disponibilidad.
• Órdenes de venta adelantadas de acuerdo al tiempo, combinadas con los cronogramas de entrega a los clientes, actualiza la información para el control del inventario alimentando el proceso de pronóstico. Esto ahorra tiempo y esfuerzo cuando se producen sugerencias de compra y cronogramas de entrega de proveedores.
• Perfiles estacionales y promocionales, que le ayudarán a ajustar la información de demanda. También, se pueden agregar ajustes manuales, tales como cuando se planea y se guarda stock para nuevas tiendas.
• Pronóstico pidiendo copia – Si sus productos tienen un corto ciclo de vida porque el modelo del año anterior es reemplazado con su equivalente de este año, usted puede utilizar la función "pedir copia" para crear un nuevo pronóstico.

La administración del depósito

Las ventajas específicas para la administración de los depósitos para los distribuidores de bienes duraderos incluyen:

• Rastreo completo de pallets y paquetes con información sobre configuraciones internas y externas desde la recepción hasta la ubicación en el depósito y el envío. Tanto si usted maneja pallets o separa los lotes para enviarlos a las ubicaciones, la administración del depósito lo ayudará a automatizar sus operaciones, manteniendo la visibilidad de sus movimientos del inventario y del personal del depósito.
• Respaldo para códigos de barras y frecuencias radiales (RF) – respaldo completamente integral para el manejo de códigos de barras y RF, que automatizan el reconocimiento, el rastreo y la comunicación de códigos de serie y lote. Esto ayuda a evita errores de selección y guardado, provee un etiquetamiento preciso y, en última instancia, promueve una mayor satisfacción de los clientes.
• Reempaquetar y etiquetar – Usted se puede beneficiar de servicios al cliente con valor agregado como el re-empaquetamiento y la impresión de etiquetas de los clientes. Se pueden manejar armados simples para el envío utilizando las estructuras de los pedidos.
• Rastreo de los números de serie de los productos – Se provee un respaldo completo, requerido por la industria de las joyas. IBS también puede proveer un respaldo automático para los servicios o reparaciones, lo que lo ayuda a mantener un historial completo de los servicios durante la vida de un objeto.
• Respaldo completo para los envíos entrantes y costos de puesta en tierra como parte del proceso de recepción. La preparación de los envíos salientes con la planificación de rutas y la documentación del envío le permite construir cargas salientes. Ambas funciones le permiten movilizar los productos rápidamente, ayudándolo a evitar atascos durante los períodos pico.

Suministro

La solución IBS le da acceso a métodos de compra avanzados, tales como categorías de búsqueda automatizadas, que reducen los costos a través de mejores procesos de suministro y gastos reducidos.

La solución de IBS para el suministro incluye:

• Simulacro de compra avanzado – basado en la información actual de todo el sistema, este análisis le ayuda a determinar los costos reales del suministro. También le da la capacidad de reabastecerse directa y automáticamente en base a los resultados del análisis.
• Administración de sugerencias de compra – La solución IBS provee capacidades de administración de sugerencias con códigos de revisión automáticos para las líneas de productos, ayudando a asegurar precisión, el valor máximo de la línea, niveles de stock y valores optimizados de órdenes repetidas. Las funciones incluyen la evaluación de compras especiales y una compra de línea interactiva para ayudarlo a beneficiarse de los descuentos de los proveedores o llenar un contenedor.
• Creación automática de órdenes de compra – Se pueden crear órdenes de compra automáticamente, en base a sugerencias del sistema, cuando se cumplen ciertos criterios personalizados. La rutina automática le permite reducir los costos de mano de obra y los errores.
• Costos de puesta en tierra – el software IBS automatiza el cálculo de los costos de puesta en tierra, que pueden ser extendidos a varias líneas de órdenes de compra en un contenedor o recepción. Esto ayuda a reducir los gastos indirectos a través de costos más precisos del inventario en la recepción de los productos.
• Capacidades avanzadas de RFQ – se pueden general pedidos de presupuestos automáticamente y enviarlos a los proveedores a través de comunicaciones EDI, XML, Web, Fax o correo electrónico. Esta rápida creación y transmisión puede dar como resultado costos administrativos más bajos, mejores precios y la habilidad de negociar condiciones y acuerdos más favorables.

Además, la solución IBS incluye otras soluciones automáticas para la obtención estratégica de productos, incluyendo una función poderosa de reporte que lo ayuda a seguir los envíos rechazados, los pedidos no disponibles, los descuentos y los precios, así como a proveer información sobre los tiempos de demora de los proveedores y análisis del nivel de servicio.

Administración del servicio

Transparencia, escalabilidad y aplicaciones fáciles de usar le permiten a su empresa integrar sus operaciones de servicio al sistema entero. La solución de IBS para el servicio incluye el manejo de acuerdos y garantías, funciones extensivas de CRM, herramientas gráficas para la planificación de los recursos, la actualización del ingreso de las oficinas satélites y de la información, el manejo de los paquetes de servicio, la planificación de los recursos, precios flexibles y métodos de cobro, habilidades avanzadas de seguimiento, repote de tiempos y comunicaciones con EDI, XML, servicios Web y otros métodos.

Finanzas

• Cuentas a cobrar – rutinas automáticas ayudan a sus controladores de crédito a manejar los días promedios de cuentas pendientes y los ciclos de caja.
• Creación automática de diarios de Contabilidad General. Cada vez que se mueve el inventario o hay cambios en los valores, desde el recibo hasta las ventas y el servicio, la facturación desencadenará la creación de diarios de CG. El inventario físico siempre se reconciliará con el stock de la contabilidad general.
• Registro y autorización de facturas con comparación con la factura del proveedor; incluyendo control con los productos con costos de puesta en tierra.
• Programación a tiempo de los pagos de las cuentas pendientes por cheque o transferencia electrónica, actualizando el libro contable para una fácil conciliación bancaria.
• Análisis y reporte completo de VAT, informes Intrastat específicos por país, incluyendo movimientos de maquinarias a través de fronteras, e informes trimestrales de ventas.
• Procesar reclamos de débito a través del libro de cuentas a cobrar para los productos devueltos sin demorar el destino del dinero y el proceso de asignación. Las notas de débito pueden ser liquidadas automáticamente por créditos surgidos cuando el producto es devuelto al depósito y examinado.

Inteligencia Comercial

La solución de IBS incluye muchas características útiles para ayudarlo a analizar y medir su negocio al máximo:

• Análisis del margen neto de rentabilidad del cliente y del producto, ordenando a sus clientes de acuerdo a la contribución que hacen a las ganancias de su empresa. La información de los costos se genera como subproducto del procesamiento de las transacciones diarias de manera que se puedan evitar los ejercicios de cálculos de los costos que consumen mucho tiempo.
• Medir las tendencias de rendimiento actuales en comparación a los objetivos establecidos y a los estándares industriales, otorgando verdaderas métricas de KPI y ROI.
• Paneles de Factores Críticos de Éxito que proveen una presentación gráfica y numérica de los factores comerciales vitales de la actualidad. Puede ser utilizado para controlar información oportuna como el número de las órdenes de venta ingresadas hoy, las órdenes con crédito suspendido, balances de deuda con antigüedad y los balances de stock crítico.
• El Escritor de Informes Administrativos (Management Report Writer) le permite construir sus propios reportes, que pueden ser visualizados online, permitiéndole ver en detalle los datos esenciales y los documentos originales de fuente.
• Descarga fácil a hojas de cálculo, conversión a gráficos o formato HTML para enviarlos por correo electrónico o para publicaciones Web.

IBS cuenta con el software indicado para usted, y la experiencia de instalaciones en todo el mundo.

IBS es un proveedor internacionalmente reconocido de soluciones para la cadena de suministro, incluyendo la distribución, la producción impulsada por la demanda, las finanzas y la inteligencia comercial. IBS otorga ventajas mensurables a través de soluciones de software, servicios, hardware, subcontratación y finanzas. IBS ofrece soluciones industriales para los productos eléctricos y para los bienes de consumo duraderos con Cartier, Maui Jim, Maxell, Miele, Roland, Royal Scandinavia y Scribona entre sus 5,000 clientes en 40 países.

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