Project Management
IBS ENTERPRISE Project Management maneja proyectos únicos dentro del sistema. Proporciona soporte y control a través del ciclo de vida completo del proyecto; desde la cotización, la definición de proyecto, la planeación y producción, hasta la facturación a la entrega y el control de costos. Adicionalmente, puede correr sus proyectos a través de varios años fiscales, porque el sistema proporciona la funcionalidad para mantener los libros en orden.
Las principales etapas de un proyecto son:
- Estructura
- Cotización
- Control de presupuesto y costos
- Compra
- Seguimiento
- Facturación
Estructura del proyecto
Aquí es en donde las etapas del proyecto se definen como tales. Cada etapa cubre aspectos como elementos manufacturados y comprados, actividades como dibujo, ingeniería e instalación y servicios (incluyendo costos generales, hotel, viajes, etc.). El manejo de Estructura de Materiales y consumos de Centros de Trabajo le permiten la definición de objetos únicos dentro del proyecto. Puede ser definido un plan de facturación para un proyecto completo o por sus fases.
Para cubrir todas sus necesidades, Ud. puede definir como debe de ser manejada la estructura para cada elemento del proyecto. Una estructura puede ser manejada como una estructura completa o como objetos adicionales a una estructura predefinida. Una estructura completa implica que la estructura a nivel elemento del proyecto puede usarse para crear una orden de manufactura – por ejemplo – para un nivel único o múltiple y/o para actualizar la estructura de datos básica actual. Si la estructura es definida como material adicional, el material será utilizado cuando la orden de manufactura sea creada.
Cuando la línea de elemento es definida como una estructura adicional, los objetos serán también incluidos en el archivo de orden/reservación manual, el cual también afectará las funciones de planeación.
Cotización de proyectos
Una cotización es generalmente el primer paso en el ciclo de vida de un proyecto. La cotización y el proyecto en sí comparten una estructura en común.
El usuario puede crear versiones diferentes de una cotización, permitiendo la comparación de diferentes opciones, subcontratistas, etc., lo cual permite también que puedan ser considerados los costos y precios a futuro. Una vez que se acuerda una cotización, la cotización misma, o partes de ella, pueden ser convertidas fácilmente en un proyecto definido.
Control del presupuesto y costo del proyecto
El costo total puede ser dividido en varios subtotales vinculando todos los elementos del proyecto a un código de costo, tal como ingeniería, instalación, taller, etc. El presupuesto inicial es puesto en la definición del proyecto cuando cada elemento tiene un precio de costo y un precio de venta identificado, obteniendo así el costo planeado. Se pueden realizar dos tipos de cambios de presupuesto:
- Cambiar las órdenes, e.g. la orden aumenta o disminuye de acuerdo con el cliente.
- Transferencia interna, e.g. transferencias de presupuesto entre códigos de costo.
El costo actual se construye vía las órdenes de producción del proyecto, reportando actividades y servicios, materiales expedidos, recepción de orden de compra, etc. El sistema también monitorea la cantidad de compromisos de costo vinculados con el proyecto vía cualquier orden de compra abierta vinculada a ella. El usuario también puede realizar búsquedas de diferentes formas en cualquier momento.
Los márgenes son calculados y el usuario tiene la opción de finalizar los valores resultantes con la predicción estimada de terminación. Estos valores pueden ser transferidos al módulo de presupuesto en IBS ENTERPRISE Financials, así como las transacciones detalladas. Esto permite al administrador de proyecto realizar un seguimiento completo del costo por proyecto, por número de cuenta o por el total. Las cifras también pueden ser congeladas y copiadas al historial de presupuestos para una fecha dada, permitiendo al administrador de proyectos seguir la evolución del proyecto. Adicionalmente, para reflejar cómo los precios de venta han sido recolectados, un código de precio se agrega a cada elemento de las etapas del proyecto.
Un alto nivel de automatización es usado aquí. Por ejemplo, la información para costos precalculados y control de costos es actualizada inmediatamente cuando se realizan cambios/reportes contra una orden de manufactura que esté conectada al elemento del proyecto. Cuando se crea una etapa de proyecto, la información del centro de costo desde el nivel del encabezado del proyecto, se usa para definir valores predeterminados. Este centro de costo es también utilizado también cuando se crean las transacciones de registro de contable y órdenes de venta desde la etapa de definición del proyecto.
Fecha inicial y final en etapas
Para minimizar errores, el sistema le permite definir si las fechas iniciales y finales para cada etapa serán obligatorias. El elemento que pertenece a una etapa adoptará la fecha inicial/final de la etapa a la que pertenece.
Para mejorar la eficiencia del proceso del proyecto, previamente son configurados eventos para el manejo de alertas y son conectados a fechas iniciales y finales. Si las actividades fuera del proyecto afectan las fechas de la etapa – como una orden de manufactura reprogramada – esto automáticamente creará una alerta al administrador del proyecto.
Compra
Las órdenes o requisiciones de compra para objetos requeridos pueden ser vinculadas al proyecto o a la cotización del proyecto. Requisiciones de compra pueden transformarse en órdenes de compra que seguirán, por ejemplo, el flujo normal de las órdenes de compra de IBS ENTERPRISE.
Si la estructura de proyecto se define como material/operación adicional, es posible agregar objetos adicionales a un elemento de proyecto a través de las líneas de órdenes de compra conectadas a los objetos.
En el momento de la creación de la orden de compra, es posible ingresar información del proyecto, dándole a Ud. un mejor control del proceso y sus compras relacionadas.
Seguimiento del proyecto
Todas las acciones de seguimiento planeadas y realizadas pueden ingresarse al sistema.
El seguimiento del objeto del proyecto incluye condiciones en la definición del proyecto, material expedido al proyecto, creación y recepción de órdenes de compra, así como la creación de órdenes de producción desde las funciones estándar de planeación de manufactura, más su expedición desde el almacén al proyecto.
El sistema puede manejar transacciones y costos orientados a actividades para los servicios así como para otras actividades. Para mejorar la flexibilidad de la contabilidad, previamente son cargadas las reglas de la contabilidad (códigos de transacción), facilitando así llevar a cabo la contabilidad de la diferencia entre compra/costo del proyecto y teniendo los códigos de costo como llaves de contabilidad.
Facturación
La facturación del proyecto se realiza vía la funcionalidad estándar de facturación de IBS ENTERPRISE. Se ofrecen dos métodos principales de facturación:
- Plan de facturación, basado en el plan y cantidades acordadas.
- Basado en tiempo y material, en donde la facturación se realiza mediante el reporte detallado de transacciones.
Para que el flujo de la comunicación interna y externa sea mejor, Ud. puede crear y agregar texto a un plan de facturación en diferentes niveles. Este texto puede ser entonces impreso en la factura o ser utilizado para propósitos internos.
- La mejor herramienta para el diseño y seguimiento de la producción orientada al cliente/proyecto.
- Asegura el control de costos a través de todo el proyecto.
- Maneja el proyecto entero, desde la cotización hasta la facturación.
IBS, International Business Systems, es un líder mundial proveedor de software de administración de la cadena de suministro y servicios profesionales para grandes y medianas empresas. IBS tiene aproximadamente 5,000 clientes en más de 44 países, incluyendo ABB, Ciba Vision, Galexis, Nautor's Swan, Nintendo, General Electric, Honda, Maxell, Miele y Volvo.
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