Financials

IBS ENTERPRISE es un sistema flexible que se adecua y crece con su negocio. Las aplicaciones financieras están, por supuesto, completamente integradas con su sistema de negocios entero, ofreciéndole un control global único. Es extremadamente rentable, utilizando menos personal y reduciendo errores. También le permite diseñar flujos de transacciones financieras para ajustarse a sus necesidades específicas. La funcionalidad de actualización masiva a través de EDI e interfaces generales, también maximizan la eficiencia.

Una perspective internacional

IBS ENTERPRISE Financials consiste en tres módulos completamente integrados: Contabilidad General G/L, Cuentas por Cobrar A/R y Cuentas por Pagar A/P. La Administración de Activos Fijos, IBS ENTERPRISE Asset Management y Tesoreria, IBS ENTERPRISE Cash Book, complementados con la herramienta de inteligencia de negocios avanzada, IBS ENTERPRISE Analyser. Una suite de aplicaciones financieras completa.

• Contabilidad General G/L – La Contabilidad General esta diseñada tanto como una herramienta eficiente y fácil de usar para la contabilidad diaria, así como para proporcionar un soporte flexible para la administración y análisis del desempeño y tendencias de la compañía. La Contabilidad General proporciona:
• Catálogo de Cuentas – Hasta 30 caracteres alfanuméricos, divididos en ocho partes opcionales de cuenta y descripciones dependientes del idioma.
• Identidad de resumen – Hasta 16 sumarios por grupo de cuenta de resumen para representar catálogos de cuentas o estructuras de negocio alternas, ofreciendo capacidad adicional de análisis.
• Seudo códigos – Simplifica la entrada de datos de códigos de cuenta largos y también facilita la afectación contable automática de otros sistemas.
• Sistema dual de moneda – Registro paralelo en moneda local y moneda corporativa, con tipos de cambio flexibles.
• Conversión del Euro – Manejo completo del Euro para periodos de transición y manejo de conversión del Euro.
• Manejo de periodos múltiples – Afectación contable de transacciones a periodos previos de acuerdo a reglas predefinidas, a periodos futuros, así como al periodo actual.
• Registro Contable automático – Reglas predefinidas de afectación contable para minimizar el trabajo de registro del operador para cuentas como: control de deudor/acreedor, ganancias y pérdidas en tipos de cambio.
• Validación automática – Validación automática por el sistema de la afectación contable y de las combinaciones de cuenta. Revaluación de saldos en monedas extranjeras incluyendo rutinas de simulación.
• Opciones de pólizas – Funciones para acumulados, prepagos, pólizas recurrentes y órdenes pendientes, cálculos, redistribución dinámica, precios, eliminación o copia de pólizas.
• Notas G/L – Documentación de texto libre adjunta a cada transacción manual.
• Archivos adjuntos – Posibilidad de unir cualquier tipo de documento como archivo adjunto a un objeto de IBS ENTERPRISE, e.g. válido a través de IBS ENTERPRISE y a través de las estructuras de compañías definidas.
• Balances definidos por el usuario y distribuidos – Pueden ser creados nuevos balances para ser incluidos en reportes y análisis, basados en tipos existentes de saldos, valores desde sistemas externos, así como valores manuales.
• Rutinas de asignación de costos – Rutinas automáticas para asignación de costos, recargos y ajustes de periodos.
• Legislación de la UE respecto a IAS (por sus siglas en inglés, Internacional Accounting Standard – Estándar Internacional de Contabilidad) o IFRS (por sus siglas en inglés, Internacional Financial Reporting Standards Estándares Internacionales de Reportes Financieros) son cubiertos por dos elementos de apoyo:
• Segmentación – La posibilidad para reportar ganancias/pérdidas y bienes/pasivos por área de negocios y área geográfica. Periódicamente puede hacer una propuesta de segmentación, en donde distribuya, por ejemplo, Cuentas por Cobrar de acuerdo con las ventas por área de negocio. La creación automática y actualización de transacciones de la Contabilidad General están incluidas opcionalmente.
• Administración de bienes – Esta área maneja la base de depreciación de IFRS cuando se convierte a IFRS.
• Seguridad – Sofisticado sistema de seguridad en varios niveles incluyendo combinaciones de cuentas.
• Cierre de fin de año – Procedimientos con cierres automáticos por liquidación de cuentas y apertura de saldos.
• Cuentas por Cobrar A/R y Cuentas por Pagar A/P – Los sublibros han sido desarrollados para reflejarse el uno al otro, ofreciendo una amplia funcionalidad en cada área específica del sublibro. Esta filosofía es una de las piedras angulares en la matriz de seguridad ( trazabilidad y análisis de transacciones ). Un especialista en un área puede fácilmente dominar la otra, asegurando las actividades de negocios de todos los días independientemente del poco personal involucrado. Las opciones principales de procesamiento con muchos parámetros definidos por el usuario cubren:
• Definición de socios de negocios – Detalles de socio de negocios – Guardados en el archivo maestro de socios de negocio, compartido por todas las aplicaciones IBS ENTERPRISE.
• Estado de crédito y perfil, considerando límites y comportamiento de pagos.
• Estructura de socio de negocios – Arreglado en niveles de corporativos, compañías padres o filiales y puede afectar a una cuenta de cliente o deudor. La estructura incluye advertencias de crédito en grupo, altos en la búsqueda de precios, encuestas y reportes.
• Moneda predefinida – Pueden ser definidas por cada cuenta de cliente/proveedor, monedas principales de negociación.
• Persona que autoriza – Registra a la persona normal que autoriza por proveedor.
• Términos y métodos de pago – Para determinar términos de negocio y descuentos acordados y métodos preferidos de pago.
• Control de número de cuenta bancaria – Función de validación para validar cuentas bancarias ingresadas.
• Carta recordatoria – Con nivel y tiempo predefinido.
• Diversos clientes/proveedores – Funcionalidad completa para manejar diversos clientes/proveedores.

Procesamiento de facturas

• Envío de facturas de ventas integradas – Afectación contable automática desde aplicaciones complementarias de IBS ENTERPRISE Distributiion u otros sistemas de facturación.
• Envío y débito – Generación automática del documento de crédito A/P relacionado a comisiones, para ser enviada al proveedor.
• Rutinas de interfase – Para validación completa y reportes de errores.
• Documentos de grupo – Agrupa varias facturas en una, con una fecha límite y cantidad remanente.
• EDI – Soporte completo para facturación y pagos electrónicos.
• Procesamiento paso a paso de facturas de compra – Procesamiento preliminar o inmediato de facturas, afectación inmediata de facturas autorizadas.
• Validación de facturas – Validación de detalles de facturas contra orden de venta y nota de entrega, con cálculo automático de variaciones de compra.

IVA e INSTRASTAT

Contabilidad del Libro Mayor

• Revocación de registros contables preliminares – Todas las pólizas creadas relacionadas al registro preliminar de facturas de proveedores serán automáticamente reversadas al final del proceso.
• Contabilidad de IVA y G/L – Facilidad opcional para actualizaciones inmediatas o demoradas del IVA y del Libro Mayor.
• Codificación de gasto – Avisos operacionales para la codificación de gasto del Libro Mayor. Pueden ser automatizadas a través de la utilización de seudo cuentas y catálogos.
• Asignación de facturas – Facilita la asignación de los montos de las facturas a través de varios periodos, pasados y futuros.
• Reevaluación y anuncio automático de variaciones no realizadas en el tipo de cambio – Revaluación de artículos de balance en monedas extranjeras incluyendo rutinas de simulación.
• Pagos a Proveedores – Mecanismo de propuesta de pagos A/P – Disponible para el control de pagos del proveedor.
• Criterio de selección de uso – Facilita la preparación de propuestas. Rango de proveedores/grupos, fechas de pago, países, monedas, métodos de pago, y cuentas bancarias.
• Verificación de facturas no autorizadas – Incluye facturas no actualizadas o facturas terminadas para verificar su viabilidad sin realizar el pago.
• Agregación manual de facturas – Agregue manualmente facturas para proponer pagos fuera del criterio de selección.
• Balances nulos y negativos pueden ser incluidos en una propuesta – Número ilimitado de propuestas de pago
• Soporte europeo – Soporte para la mayoría de los sistemas de transferencias bancarias automáticas europeas – BACS/GIRO.
• Fácil aplicación – Para realizar el ingreso de pagos/acuerdos más fácil y rápidamente, un número de opciones de arreglo pueden ser escogidas para un objeto abierto, por ejemplo 'arreglo completo', 'nota de débito', o 'diferencia'.
• Métodos de pago – Número ilimitado de métodos de pago del proveedor en una propuesta.
• Las propuestas consideran todos los criterios – Incluyendo intereses ganados y descuentos de pagos anteriores, para dar la fecha de negociación más favorable.
• Múltiples calendarios IBS ENTERPRISE – Diferentes calendarios para manejar los días feriados de los bancos.
• Consejo de remesa – Automáticamente producida por la función de actualización de pagos, realizando pagos en los tipos de medios requeridos, y anuncios a la Contabilidad General.
• Reapertura de facturas confirmadas – Pagos entrantes
• Resumen y arreglo de órdenes – Unir una orden con un pago o viceversa.
• Cancelación automática de pequeños balances residuales
• Interfase de pagos por lote – Rutinas para procesar automáticamente pagos del cliente desde sistemas bancarios.

Asignación automática de efectivo

• Arreglo de múltiples monedas – Con procesamiento de monedas independientes.
• Arreglo automático de todos los objetos abiertos dentro de una selección específica – Basados en, e.g. fecha de entrega, moneda, etc.
• Enlace de nota de débito/crédito – Enlace de arreglos automáticos de notas de débito/crédito de IBS ENTERPRISE Distribution con objetos A/R abiertos.
• Entrada masiva de arreglos – Hace posible la captura rápida de grandes cantidades de documentos para ser aplicados con el número de referencia bancaria por medio de la aplicación por referencia.
• Captura de pagos y manejo de diferencias – Se pueden contabilizar a favor o contabilizar varios recibos directo a la cuenta de ingresos de la Contabilidad General.

Reapertura de facturas confirmadas

• Generador de cheques – Cálculo automático y afectación de variaciones realizadas de tipos de cambio
• Anuncios y asignaciones separadas – Para facilitar el calendario de pagos del banco.

Manejo de giros y cuentas

• Giros y cuentas – Extensa funcionalidad para manejo de giros y cuentas. Incluyendo propuestas de giros para entrega y aceptación del cliente.
• Carpeta de cuentas – Crea y remite una carpeta de cuentas de giros aceptados para pagos en efectivo o descuentos bancarios.
• Administración de créditos – Usando la función de facturación de IBS ENTERPRISE Distribution con Cuentas por Cobrar de IBS ENTERPRISE Financials, tiene un control y manejo efectivo de crédito.
• Sistema automático de retención y liberación – Si se exceden los límites de crédito o hay pagos retrasados, con envíos de bienes adicionales detenidos. Liberación de órdenes de acuerdo al perfil de crédito.
• Perfil de crédito del cliente – Disponible para comparar límites de crédito y comportamiento del cliente con el estado de cuenta y sus órdenes pendientes.
• Documentación del cliente – Rango completo de documentación de la administración del crédito del cliente.

Aviso de clients morosos

• Facilidad de bloc de notas – Proporciona notas de trabajo en formato libre para la documentación del cliente/proveedor. Pueden ser anexados a nivel de documento, textos libres.
• Facturas de proveedor – Habilidad para incluir facturas del proveedor en declaración de cuentas A/R para clientes que también son proveedores.
• Hasta nueve niveles de seguridad – Para cartas recordatorias producidas en lenguaje de sistema o lenguaje del cliente con texto libre definido por el usuario.
• Facturación de intereses – Facturas de intereses vencidos pueden ser generadas automáticamente.
• Consultas – Consultas extensas a través de teclas de función incluyen:
• Detalles del archivo maestro de Socios de Negocio, saldos y transacciones – Opciones de selección avanzada para ver y analizar el estado A/R y A/P en múltiples niveles, incluyendo su comportamiento en el tiempo.
• Antigüedad en línea y análisis de flujo de efectivo – En cliente/proveedor y moneda predefinida.
• Control y seguimiento de crédito en línea – Información relevante para el gerente de crédito, obtenida en un solo lugar.
• Facilidad de bloc de notas – Inspeccionar contratos y anotaciones a través del bloc de notas.
• Estadísticas del cliente/proveedor – Disponible para el historial de facturas, pagos y tiempo promedio de pago.
• Facilidades para ir de resumen a detalles – Vea desde facturas/pagos hasta afectaciones detalladas de la Contabilidad General o a través de los documentos originales de facturación.

Listados y reportes

• Flujo de efectivo y análisis de antigüedad de saldos.
• Listas y etiquetas de clientes/proveedores.
• Lista detallada de saldos.
• Listado de transacciones.
• Reporte de revaluación de objetos abiertos.
• Listas de estadísticas de pago.
• Reconciliación.
• Reportes definidos por el Usuario con Report Writer.
• Listas de variaciones de compra.

IBS ENTERPRISE Cash Book

• El panel de entrada de IBS ENTERPRISE Cash Book esta ligado a las rutinas de entrada de las transacciones financieras – Todos los movimientos bancarios son complementados con información del tipo de transacción específica, e.g. banco, referencia de transacción, fecha de valor, etc.
• Actualización automática de IBS ENTERPRISE Cash Book cuando se procesan los pagos automáticos de Cuentas por Pagar – La información necesaria será completada automáticamente y alimentada a la transacción contable y a los archivos de balance al momento de la actualización de la propuesta de pago A/P.
• Códigos de motivos – Un código de motivo definido por el usuario será adjuntado a cada transacción del libro de registro para seguimiento y análisis adicional.
• Pagos variados – Facilita el manejo de pagos variados y transacciones G/L asociadas. La compensación del gasto del empleado y pagos variados del proveedor pueden ser manejados con mayor facilidad, sin pasar por el proceso completo de manejo de facturas.
• Transferencia de fondos – Los movimientos entre cuentas bancarias serán registrados fácilmente en IBS ENTERPRISE Cash Book a través del uso de una tecla de función.
• Revocación de transacciones incorrectas – El usuario puede, en cualquier momento durante la entrada de una transacción, eliminar entradas a IBS ENTERPRISE Cash Book. Esto da como resultado que todas las transacciones en A/R, A/P y G/L sean revocadas.
• Boletín de transacciones de IBS ENTERPRISE Cash Book – Durante la actualización de transacciones, un boletín de transacciones específico del IBS ENTERPRISE Cash Book puede ser impreso.
• Reconciliación bancaria – Rutinas manuales de reconciliación se ajustan a la opción de anunciar diferencias a la Contabilidad General y luego prepara una reconciliación automática.
• Apertura de estados de cuenta – La subrutina puede ser activada fácilmente en cualquier momento. Cuando esto se realiza, todos los estados de cuenta abiertos serán ingresados sin la necesidad de generar procesos de G/L.
• Consulta del estado de cuenta – Existen opciones para ver los detalles y ayudar a hacer consultas de los estados de cuenta. Todos los documentos relacionados y las entradas relacionadas son accesadas y mostradas.
• Impresión de estados de cuenta/listas – Esta funcionalidad da una vista general de las cuentas bancarias por estado de reconciliación hasta un periodo específico. El contenido y clasificación de información es definido por el usuario. El usuario puede escoger si deben ser incluidas o no, transacciones temporales.
• Impresión de transacciones bancarias – Cualquier combinación y clasificación de transacciones es posible en la lista de impresión. El número de cuenta adjuntado a la transacción en la rutina de reconciliación, es un parámetro para ser usado como criterio de selección, con otras opciones como código de motivo, etc.
• Aplicaciones diseñadas para dar máxima flexibilidad en todas las áreas importantes del negocio, para un análisis y control efectivo de las áreas clave.
• Reportes financieros flexibles y de la Contabilidad General para ajus tarse a las necesidades de nego cios en constante cambio.
• Aplicación poderosa con amplias funciones para procesar toda la información contable del cliente y del proveedor.
• Herramienta eficiente para simplificar los pagos.
• Integrado completamente con todos los componentes de IBS ENTERPRISE.

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