Advanced Service Management
Cualquier negocio que ofrezca servicio de reparación y mantenimiento se puede beneficiar del software ASW Advanced Service Management de IBS. Esta aplicación – especialmente diseñada para la industria de servicios técnicos – es uno de los sistemas de servicio más avanzados para la administración de servicios en el campo desde la comodidad de la oficina.
ASW Advanced Service Management está completamente integrado con el software empresarial de ASW y proporciona un fácil acceso y control a toda la información necesaria para un servicio de primera clase. Con esta solución, usted puede estar seguro que mejorará el servicio al cliente mientras utiliza los recursos, los ingenieros de servicio y los repuestos de la forma más efectiva posible, enviando los ingenieros de servicio adecuados con los repuestos correctos al cliente indicado.
Al reducir visitas de servicio innecesarias y costosos, ASW Advance Service Management puede ayudar a reducir gastos, incrementar ingresos y mejorar la satisfacción del cliente.
Centro de Atención Telefónica, información más rápida sobre los servicios
ASW Advanced Service Management le permite cumplir diversas tareas – como identificar o crear cuentas de clientes o de servicio – desde el panel del Centro de Atención Telefónica. Toda la información es fácil de ingresar, con una relación directa a la planeación de los ingenieros de servicio. Las pantallas para rápida captura de datos, plantillas fáciles de usar y las funciones de búsqueda avanzada le ayudan a identificar, agregar, y mantener la información sobre las cuentas de clientes, trabajos y objeto del servicio, como máquinas. La información adicional – incluyendo códigos de razón, ubicación geográfica, validación del límite de crédito y notas específicas del trabajo – le dan un control total sobre cualquier servicio, todo desde un mismo lugar.
Herramienta de Búsqueda Avanzada de Clientes
Poderosas capacidades de búsqueda que le dan un acceso rápido a toda la información del cliente. Las direcciones del cliente se incluyen durante la búsqueda, así como la información de las pantallas de captura y los campos de búsqueda definidos por el usuario.
La herramienta de búsqueda ofrece un acceso rápido a plantillas que le ayudan a definir y establecer nuevos clientes.
Resumen del Avance del Servicio
El resumen general de avance del servicio le proporciona una rápida perspectiva del avance de un trabajo, con actualizaciones automáticas de eventos como finalización de trabajos, demoras o cambios de tareas. Usted puede seleccionar trabajos por clase o valores así como por ingeniero, código postal, segunda visita, terminados, etc. Si un trabajo espera por repuestos, una señal le indica cuando estarán disponibles las partes en el almacén.
El resumen está disponible a lo largo de la duración de un trabajo y puede ser consultado manualmente. Estas capacidades proporcionan un conocimiento constante y actualizado sobre un trabajo de servicio, ayudando a asegurar un servicio actualizado al cliente.
Plantillas Prediseñadas de Inventario
Hay plantillas prediseñadas disponibles para asegurar que los repuestos correctos sean reabastecidos automáticamente en la camioneta de cada ingeniero. El auto-reabastecimiento se basa en cantidades mínimas, y las plantillas cuentan con una lista de cantidades mínimas definidas, por ejemplo, para una combinación específica de máquinas y lugares. Al aplicar una plantilla prediseñada para el trabajo de un ingeniero, se inicia la transferencia durante el siguiente auto-reabastecimiento de todas las partes indicadas.
Las plantillas pueden revisarse usando la lista de uso de partes, que compara las partes en la lista frente al uso real. Este proceso de revisión da como resultado una mejor relación de segundas visitas frente a los materiales asignados a cada ingeniero.
Manejo de la Tarjeta de Comisiones
Con el fin de tener una información adecuada sobre los objetos del servicio, existe una herramienta para registrar la información de la tarjeta de comisiones y asegurar un manejo adecuado de las garantías, incluyendo información adicional del objeto y asignando un servicio a un cliente específico.
- Cree y administre un servicio de calidad al cliente con la funcionalidad avanzada de un centro de atención telefónica.
- Asegure un control efectivo de los procesos de servicio y un uso apropiado de los recursos.
- Proporcione un excelente servicio de reposiciones y un control del inventario de servicio y repuestos.
- Logre una óptima planeación desde su oficina.
Calendario de Ingenieros
Un calendario de ingenieros muestra la disponibilidad diaria de sus ingenieros de servicio, usando esquemas de tiempo que definen el número y tipo de visitas que un ingeniero puede realizar. Bajo un esquema de vista semanal, se ayuda a los ingenieros que trabajan en diferentes distritos en días fijos. Además, se pueden aplicar seguimientos a actividades improductivas – como capacitación – en un esquema diario.
Planeación de Ingeniería
La planeación de ingeniería muestra los trabajos a ser planeados y una matriz de ingenieros y horarios. Los planeadores del trabajo pueden escoger y colocar información para asignar trabajos a los ingenieros. El sistema hace sugerencias de distribución de trabajos e ingenieros basándose en la urgencia del trabajo, ubicación y habilidades necesarias o indispensables. El listado de trabajos e ingenieros puede filtrarse, basándose en las asignaciones de grupos de técnicos del planeador. Se pueden planear múltiples visitas, y todo el historial de planeación se graba en el sistema.
Confirmación de la Planeación
La programación óptima de trabajos puede que requiera de varios cambios en las asignaciones de trabajo-ingeniero. Por lo tanto, el avance de un trabajo no pasa a trabajo de campo hasta que la planeación del trabajo haya sido confirmada y los criterios de selección como fecha de corte, grupo técnico, etc. hayan sido designados. La ejecución automática de las rutinas de notificación para trabajos confirmados e iniciación programada del proceso de confirmación también es posible.
Notificación para los Ingenieros
El llamado Método de Notificación puede definirse para cada ingeniero. Si no está equipado con una licencia de ASW Mobile Service Management, el ingeniero puede ser notificado usando un reporte impreso que puede ser enviado por fax o e-mail. El reporte contiene un resumen general, detalles del trabajo y detalles históricos del objeto del servicio.
Para ingenieros con acceso a ASW Mobile Service Management, toda la información del trabajo se almacena en la interface, luego se transmite por medio de IBS Integrator a un servidor Domino.
Ingenieros Externos
Los trabajos pueden ser asignados a ingenieros externos y el estado de estos trabajos puede registrarse manualmente en el sistema con el fin de hacer seguimiento a las solicitudes y demoras.
Suministro de Repuestos
ASW Advanced Service Management ofrece un soporte completo para la administración de repuestos. El sistema señala los trabajos que esperan por repuestos. Cuando todas las partes están disponibles, el sistema le asigna el trabajo a un ingeniero.
El sistema puede ordenar a una bodega especial de alta prioridad que solicite un repuesto urgente. Las órdenes consolidadas de reabastecimiento para partes que no son urgentes ayudan a reducir los costos operativos de las bodegas. El sistema también produce un listado de repuestos que son recibidos en inventario y los trabajos que esperan por estas partes, lo que permite la creación de órdenes de reabastecimiento para trabajos prioritarios.
Cierre de Trabajos
Después de un servicio, el sistema ASW realiza una o más tareas para cerrar el trabajo. Estas tareas pueden incluir asignar el código apropiado de estado del trabajo, registrar repuestos usados y/o devueltos y preparar el trabajo para facturación. Si un ingeniero no puede completar un trabajo por cualquier razón (por ejemplo un cliente ausente o un repuesto faltante), el trabajo debe ser reinsertado en el proceso de servicio.
Rastreo de número de serie e interface de número de serie
El rastreo de números de serie permite información relacionada al objeto del servicio (como el nombre del cliente, la fecha de envío) para que se conserve, sin necesidad del registro del número de serie actual del objeto en la bodega. La interface de ASW permite el escaneo de números de serie para recolectar información del objeto de servicio. El proceso también crea un objeto del servicio si el objeto que es escaneado no existe ya en el sistema. También se puede hacer el registro manual.
Contabilidad de Garantía e Intangibles
ASW puede hacer uso de códigos para débitos al nivel de la línea de la orden. Esto permite el registro de trabajos y repuestos que son facturados a un departamento interno en lugar de a un cliente. El costo de estas líneas de la orden puede justificarse a un nivel de grupo, por ejemplo, lo que ayuda a hacer un seguimiento de la garantía y los costos intangibles.
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