IBS Software de Distribuição de Suprimentos Médicos

A IBS é parceira dos distribuidores de suprimentos e equipamentos médicos (MES) na entrega de produtos que promovem a saúde e prolongam a vida. A solução integrada de negócios, ENTERPRISE, é desenhada para atender todos os aspectos da distribuição de MES. A solução possui funcionalidades embutidas que melhoram e otimizam rotinas desde os pedidos de venda até o armazenamento e logística e todo o caminho desde as operações financeiras até análise de negócios.

ENTERPRISE é a suíte de software de negócios líder mundial para distribuição e gestão de cadeias de suprimentos. Foi desenhada para atender aos requisitos de business-to-business mundiais. De acordo com recentes estudos conduzidos pela AMR Research e Frost & Sullivan, a IBS é um consistente líder de mercado e fornecedor para execução de cadeias de suprimentos e software de gestão.

A IBS está na vanguarda de soluções líderes que são a escolha natural para atender às necessidades da indústria de distribuição de MES. Os sistemas de cadeia de suprimentos da IBS podem ajudar distribuidores de MES a:

• Adquirir máximo controle do estoque
• Obter altos níveis de satisfação dos clientes
• Lidar com altos volumes de pedido durante horários de pico
• Medir e conquistar lucratividade e ROI
• Alcançar e manter os níveis de qualidade desejados
• Rastrear produtos por lote ou número de série

O portfólio de serviços IBS oferece uma grande variedade de serviços profissionais, incluindo o mapeamento de processos de négócio, know-how técnico e implemanteção, treinamento, Gerenciamento de Projeto e consultoria de negócios. Os serviços são caracterizados por qualidade e competência.

Os consultores IBS têm profundo conhecimento sobre as operaçõs de negócio dos clientes e continuam a oferecer seus serviços após a implementação. Essa parceria de longo prazo oferece maiores benefícios para nossos clientes em termos de Tempo e dinheiro e é uma das razões pelas quais a IBS aparece repetidamente entre as melhores na satisfação dos clientes.

Ferramentas integradas de análise permitem a seus negócios maximizar lucros e controlar fatores críticos de sucesso tais como:

• Processos de negócio automatizados
• Suporte automatizado à decisão
• Visão geral da performance de parceiros de negócio por item ou lucratividade do cliente
• Atingimento de metas e entrega no prazo
• Custos operacionais
• Melhoria periódica nos KPIs e, consequentemente, no ROI
• Otimização de compras
• Visibilidade da cadeia de suprimentos e coloboração bem sucedida

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Feito sob medida para distribuição de equipamentos e suprimentos médicos

A solução IBS pode ajudar você a reduzir custos e maximizar e medir a lucratividade. Áreas cruciais da distribuição de MES podem se beneficiar das funcionalidades poderosas e dinâmicas do software IBS, incluindo:

• Finanças e Business Intelligence
• Estoque e armazenamento
• Logística e entrega
• Compras e gestão de contratos de fornecimento
• Gestão de pedidos de vendas

Além da suite de software da IBS, o ENTERPRISE, que foi desenvolvido especificamente para atender às necessidades da cadeia de suprimentos, a solução de TI da IBS inclui servidores de alto nível e sistemas operacionais.

O software IBS consiste de módulos integrados que oferecem uma solução robusta para seus negócios, com funcionalidades focadas nas necessidades específicas da distribuição de equipamentos médicos e suprimentos (MES). A solução é desenhada para automatizar processos, obter o extrair valor de todas as transações e oferecer a você e a seus clientes as melhores práticas de negócio.

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CRM e gerenciamento de pedidos de vendas

Toda informação do sistema está disponível para ajudar a construir e manter boas relações com os clientes. O CONSOLE DE GESTÃO DE CLIENTES oferece uma visão de 360 graus de todas as interações e detalhes dos clientes, ajudando você a atender às expectativas deles com consistência e inteligência. Outras soluções IBS – como EDI, XML e comunicações por web-services, previsão por cliente com Programação de Entregas, acesso do cliente 24/7 pela internet ao NetStore e acompanhamento e funcionalidade de serviço – permitem a você conquistar e reter a satisfação de seus clientes, com ganhos nas vendas e nas margens de lucro.

A solução IBS para distribuição de MES contribui com as seguintes vantagens, que são apenas algumas das muitas funcionalidades suportadas pelo CRM e pela gestão de pedidos de vendas:

• PLANEJAMENTO DE LIGAÇÕES E CONTATOS

  Planos de chamados definem a programação diária para seus operadores de venda e oferecem informações como tempo de ligação, informações sobre o cliente, nomes de contato e números telefônicos. Pedidos de venda podem ser colocados diretamente a partir do plano de contato. Você ganha uma vantagem única sobre seus competidores

• VERIFICAÇÕES DE CRÉDITO E PAGAMENTOS

  Suporte automático ao percentual de crédito ajuda a fechar pedidos sem aumentar a exposição de crédito. Um alerta informa você quando o limite de crédito de um cliente foi excedido e quais os pedidos envolvidos se o percentual de crédito também for ultrapassado. Limites de crédito por item de pedido permitem uma gestão eficiente de crédito pelos itens no pedido de vendas

• PEDIDO ELETRÔNICO E REENTRADA DE PEDIDO

  Pedidos podem ser colocados a partir de linhas de comunicação direta, PC/laptop ou dispositivos de mão. É feita uma requisição automática de disponibilidade em estoque e enviada uma resposta, contendo detalhes de embarque e prazos, status de pagamento do cliente, preço do item e status do pedido. A recolocação do pedido é fácil e os tempos de entrega e erros podem ser minimizados, aumentando grandemente a satisfação dos clientes

• FLEXIBILIDADE NA FORMAÇÃO DE PREÇO

  Métodos para definição de preço são embutidos no sistema para ajudar a atrair e manter clientes, incluindo métodos de desconto, grupos e compras, cestas de compras (com parcelamento) e resumo de descontos no pedido, com completa transparência no preço de vendas, permitindo aos clientes saber os detalhes exatos de custo

• FERRAMENTA DE RETORNOS

  O retorno de bens, por erro de entrega ou defeito, deve ser executado rápida e eficientemente. Códigos de devolução obrigatórios por item de pedido aprimoram o controle de qualidade e evitam defeitos frequentes. Devoluções do cliente são facilitadas com as notas automáticas de coleta nas listas de entrega para os motoristas

• CHAMADOS DE ALERTA DE VENDAS

  A solução IBS automaticamente relembra seus clientes para que coloquem os pedidos de venda quando o tempo estiver acabando, ajudando a reduzir os tempos de entrega, garantindo novos pedidos e mantendo os clientes satisfeitos com seu serviço

• PRODUTOS COMPLEMENTARES E SUBSTITUTOS

  Recomendações automáticas para substituição de produtos ajuda a obter e manter as vendas em caso de faltas no estoque. O sistema oferece listagens de itens com as mesmas características ou similares, bem como itens complementares

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Compras

A gestão de acordos de fornecimento é também um requisito importante para qualquer solução de TI que atenda às necessidades de MES. Uma funcionalidade que torne as previsões mais precisas e fáceis é outra peça vital numa solução de compras e vendas.

A IBS oferece todas essas funcionalidades integradas em sua solução para compras em cadeias de suprimentos, o que inclui:

• SUGESTÕES AUTOMÁTICAS DE COMPRAS

  Uma sugestão de compra é gerada quando um padrão de compras de um cliente sofre alguma alteração em seu plano regular. Monitoramento automático, detecção e notificação reduzem o risco de faltas inesperadas, ajudando a manter um nível ótimo de estoque e serviço ao cliente

• CRIAÇÃO AUTOMÁTICA DA ORDEM DE COMPRA

  A compra automática é essencial para grandes volumes de produtos em centros de multi-distribuição. A solução IBS cria uma ordem de compras quando um número especificado de sugestões de compra é confirmado e fechado. Isso ajuda a reduzir erros na entrada de dados e reduz os tempos de entrega

• COMPRA CENTRALIZADA

  A solução IBS possui uma poderosa funcionalidade que suporta a compra centralizada num ambiente multi-empresas, incluindo a possibilidade de coordenadar faturas de vários locais em um sistema centralizado de dados. Suporte para EDI, XML e comunicação por web-service garante uma transmissão de dados rápida e precisa

• PLANEJAMENTO DE DEMANDA

  O histório de demanda e a previsão dos clientes, junto com os níveis precisos e atuais de estoque, dão a você a informação necessário para montar previsões de compra precisas. Com o IBS, você pode cumprir as promessas feitas as clientes, mantendo um estoque mínimo fazendo o melhor uso possível do capital

• CÁLCULO DE ESTOQUE

  A solução IBS torna fácil determinar seu estoque seguro (SST - sigla em inglês), pontos de pedido (ROP - sigla em inglês) e EOQ (Quantidade Econômica) possibilitando flexibilidade na escolha de métodos em vários níveis. Regras separadas podem ser aplicadas a diferentes produtos ou grupos

• PROMOÇÕES, ABATIMENTOS E REEMBOLSOS

  Suporte automatizado para descontos dentro e fora da fatura, abatimentos, promoções de reembolso, promoções de anúncios em parceria e outros programas de incentivo ajudam a manter as margens e aceleram o processamento de reembolsos junto aos fabricantes. Essa funcionalidade é especialmente crítica se sua distribuidora de MES executa as vendas para os clientes através de contratos GPO negociáveis

• CONTRATO DE FORNECIMENTO E NEGOCIAÇÃO DE PREÇO

  O Suporte ao Marketing do Forncedor permite que você obtenhar maior vantagem dos programas de desconto dos fornecedores. O software lida com regras complexas de abatimento e pode ajudar você a negociar os melhores acordos e preços com seus fornecedores

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Estoque e Gestão de Armazém

• RECEBIMENTO AUTOMATIZADO, CROSS-DOCKING, E MOVIMENTAÇÃO

  O sistema ajuda a automatizar o fluxo de mercadorias dentro do armazém, otimizando o espaço e reduzindo os custos operacionais e de capital. A geração e etiquetagem de paletes, identificação de restrições e regras flexíveis de movimentação estão integradas na solução

• LEITURA DE CÓDIGO DE BARRAS E RÁDIO FREQUÊNCIA (RF)

  O suporte total a código de barras e leitura de RF da solução IBS aceleram as instruções, envios e Controle de Estoque do armazém

• MANIPULAÇÃO E APONTAMENTO DE SUBSTÂNCIAS CONTROLADAS

  Alguns produtos regulados, como vacinas ou outras drogas, são manipulados dentro da distribuição MES. A solução IBS permite que você monitore e rastreie automaticamente essas substâncias controladas para garantir o comprimento das regulamentações

• GESTÃO INTEGRADA DE SUPRIMENTOS

  Os acordos de Supplier Managed Inventory (SMI) ou Vendor Managed Inventory (VMI) são tipicamente feitos para distribuição de itens médicos. Programação de Entregas automatiza e reposição, permitem que você faça as previsões brutas e líquidas e melhore as comunicações com os clientes usando EDI, XML ou web-services

• INTERFACE COM SISTEMAS DE AUTOMAÇÃO DE ARMAZÉNS

  Armazéns grandes podem conter mais de 150.000 produtos diferentes. Os maiores centros de distribuição possuem sistemas de movimentação automatizados, como Peen ou Knapp, para lidar com grandes volumes e quantidades de produtos. A solução IBS se integra com esses sistemas de automação de armazéns e suporta funções tais como roteamento de container, instruções para movimentações de envio e confirmação de recepção. Essa integração reduz os tempos das tarefas, erros e entrega e aumenta a satisfação dos clientes

• AGREGAÇÃO

  Pacotes nos quais vários produtos são embalados e enviados como uma unidade, são uma solicitação comum para distribuidores de MES, especialmente em hospitais e instalações de saúde. A solução IBS oferece suporte total para agregação, permitindo que você entregue exatamente o que os clientes especificaram

• RASTREAMENTO DE LOTES

  A capacidade de rastrear bens é essencial para muitos produtos médicos. Diversos itens de cuidados com a saúde são rastreados usando FEFO (primeiro a vencer, primeiro a sair) e precisam ser monitorados por questões de saúde e regulatórias. Além disso, produtos tais como vacinas preciam ser separados e guardados numa área especial. A solução IBS permite que você monitore e rastreie bens por código, lote ou número de série para garantir precisão e eficiência com impacto direto nos prazos e custos

• RASTREAMENTO MSDS

  Distribuidores de materiais perigosos, como produtos químicos ou radioativos, são solicitados a manter os formulários de MSDS (Material Safety Data Sheets) disponíveis para os compradores. O sistema oferece suporte à geração automática desses formulários

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Logística e Entrega

• ENTREGA BACK-TO-BACK

  Você pode facilmente coordenar entregas diretas dos forncedores para os clientes, ajudando a evitar os custos de recepção e movimentçaão de bens vendidos

• CROSS-DOCKING, MOVIMENTAÇÃO E EMBALAGEM

  A solução IBS ajuda você a otimizar essas rotinas de armazém que foram feitas para acelerar a entrega, e que podem reduzir o desperdício de tempo. O sistema leva em conta toda a informação disponível, incluindo o estoque disponível, datas de entrega e prioridade para ajudar a garantir a logística mais eficiente. Movimentação automatizada e cross-docking são cruciais para consolidação de pedidos nos quais listas de movimentação individuais são agrupadas sob um único número consolidado, algo comum em entregas hospitalares. Múltiplos pedidos para um único cliente também requerem consolidação para que todos os produtos sejam movimentados ao mesmo tempo. Para um carregamento mais eficiente das vans, as listas de movimentação incluem informação sobre peso e volume total e veículo preferencial

• INTERFACE DE DADOS

  Pré-atacadistas prestam um serviço adicional em alguns fabricantes oferecendo uma função 3PL, além de muitos outros serviços agregados, como fatura, recebimento, previsões, etc. A IBS pode fornecer transferência eletrônica de dados essenciais como ordens de compra, pedidos de venda, envios de mercadorias e dados de estoque

• LOGÍSTICA REVERSA

  A funcionalidade de REQUISIÇÕES DE PARCEIROS DE NEGÓCIO é desenhada especificamente para gestão de produtos devolvidos em estreita cooperação com suas operações de armazenamento, ajudando a acelerar as devoluções e o processo de crédito. A funcionalidade de logística reversa automatizada é especialmente útil ao lidar com a devolução de itens que sofreram recall devido a decisões regulatórias

• RASTREAMENTO DE NÚMERO DE SÉRIE

  A possibilidade de rastreamento total automatizado permite que você rastreie itens individuais através do número de série, com suporte pleno a controle de lote

• PLANEJAMENTO DE ROTA

  Uma rota é definida para cobrir uma sequência de clientes numa região específica onde os produtos devem ser entregues. O planejamento de rota melhora o processo e reduz os tempos de entrega para o cliente, resultando numa melhora de satisfação

• ROTEAMENTO E PLANEJAMENTO DE CAMINHÕES

  A otimização automática de embarque ajuda você a despachar mercadorias de forma eficiente de acordo com planos de entrega fornecidos pelos sistema, avisos de entrega e criação de planos de rota, além de documentos de frete e instruções de carregamento. A solução IBS também oferece suporte a gestão de entrega terceirizada

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Gestão de serviço

Transparência, escalabilidade e facilidade de uso fazem como que sua empresa integre as operações de serviço ao inteiro sistema. A solução de serviço IBS inclui acordos e garantias, extensiva funcionalidade de CRM, ferramentas gráficas para planejamento de recursos, informações de campo e de escritório e atualização de dados, manipulação de kits de serviço, planejamento de recursos, preços flexíveis e métodos de cobrança, capacidade avançada de acompanhamento, apontamento de tempo e comunicações via EDI, XML, web services e outros métodos.

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Planejamento e previsão

Funcionalidades abrangentes de planejamento da IBS são baseadas em idéias comprovadas que dão resultados práticos e lucrativos. A previsão por demanda, controlada por regras e métodos, pode ajudar seu negócio a responder rapidamente a mercados dinâmicos. Se sua empresa, por outro lado, trabalha com planejamento ou apontamento manual de acordo com o mercado e a capacidade, a solução IBS também pode atender a essa necessidade.

O planejamento integrado com os sistemas IBS ajuda você a fazer melhor uso do estoque e recursos para satisfazer as demandas de mercado com planejamento eficiente.

Essas práticas ajudam você a atender os pedidos e reduzir os tempos de entrega, ao mesmo tempo que mantém níveis de estoque com eficiência de custos.

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Gestão financeira

• OPERAÇÕES FINANCEIRAS CENTRALIZADAS

  As rotinas financeiras IBS lidam com consolidação de empresas G/L, com opções flexíveis para consolidação de informação em estruturas com estrutura multi-nível com diferentes moedas e planos de conta em formato corporativo

• PRECIFICAÇÃO DE ITENS

  A sulução IBS lida de forma flexível com a formação de preços, incluindo preços contratuais, múltiplas listas de preço, promoções de vendas, abatimentos e descontos anuais. Cálculo automático de preço por itens resulta num faturamento mais rápido, mais precisão e redução no tempo de espera

• CONTABILIZAÇÃO DE IMPOSTOS

  A solução IBS suporta de forma integral os requisitos de value addes tax (VAT) e general sales tax (GST) em vários países. Bases de cálculo para impostos e taxas são calculados de forma automática e replicadas nas rotinas contábeis e de faturamento.

• RASTREABILIDADE DE GARANTIA E MANUTENÇÃO

  O processo de solicitação de garantia e contratos de serviço podem tomar tempo administrativo valioso. A solução financeira IBS foi construída com soluções de automação e otimização de garantia e serviços de manutenção embutidas, com contabilização e apontamento de custos detalhadas

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Business Intelligence

Aplicações cliente pré-configuradas com ferramentas OLAP (Processamento Analítico On-Line) para data marts. A solução IBS usa SCOR (Modelo de Referência para Operação de Cadeias de Suprimentos) para ajudar a medir a performance de negócios.

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